Анализ признаков разных юридических документов позволяет сделать вывод о том, что признаки юридических документов, свойственные тому или иному виду юридического документа, не всегда являются подходящими для всех видов юридических документов. Юридические энциклопедии не содержат такого понятия, как «юридический документ». Его заменяют понятия «правовой акт», «юридический акт». В правовых науках нельзя оперировать таким широким понятием, как «документ», так как не все документы являются юридическими. Юридический документ ― это особый вид документа. С помощью юридических документов оформляются решения и действия различных органов, должностных лиц, граждан. Прилагательное «юридический» наделяет слово документ дополнительным смыслом ― т. е. с имеющий отношение к правовым нормам. Слово «документ» является производным от лат. documentum, означавшим в Древнем Риме все, что может служить примером, уроком, свидетельством. В толковом словаре В.И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, диплом, свидетельство». Если объединить термины, даваемые в словарях и энциклопедиям этому понятию, то под документом можно понимать материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, которая предназначена для ее передачи во времени и в пространстве. В более узкой интерпретации документ ― это деловая бумага, юридически подтверждающая определенный факт либо определенное право.
Многие юристы, правоведы исходят из того, что документ ― это материальный объект с информацией либо деловая бумага, подтверждающая какие-либо права на что-либо. Но неправильно определять документ только как письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентными органами в установленном законом порядке. У всех приведенных формулировок общим является сведение понятия к материальному носителю (бумаге) и способу документирования (письменный источник). Однако благодаря современным технологиям в сфере информатизации стало появляться и активно использоваться большое количество документов на материальных носителях, информацию, зафиксированную иными способами. В информатике под документом подразумевается материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде, имеющий обращение в информационных системах. Часто определение документа фиксируется в нормативных актах и государственных стандартах.
Так, например ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.