В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «Обязываю» или «Предлагаю» в зависимости от содержания указания.
36. Служебное письмо, акт, протокол
Служебное письмо ― это особая форма документов, выделяемая формой передачи текста ― пересылкой по почте.
Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах ― отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах ― печать.
Содержание письма должно быть логичным, доступным, ясным, убедительным, корректным по форме. Письмо может быть простым и сложным. Первый тип письма состоит из вступления и заключения. Сложные письма включают вступление, основную и заключительную части.
Чаще всего при написании служебных писем повествование идет от первого лица во множественном числе. В некоторых случаях письма могут содержать вступительное обращение к определенному лицу.
Содержание письма не должно превышать двух страниц. В отдельных случаях объем может быть до 5 страниц.
Письмо должно быть подписано руководителем организации и иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части, под подписью руководителя.
Акт ― документ, составляемый несколькими лицами (комиссиями) в целях подтверждения установленного факта, события.
Причины для составления акта могут быть разными, вследствие этого существует и множество разновидностей актов: ликвидации, приема-передачи, инвентаризации и т. д.
Протокол ― документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на разнообразных совещаниях, конференциях и заседаниях органов предприятия.
Протокол отражает деятельность по принятию коллегиального решения группой лиц.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в проколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.
Существует два вида протоколов: полный и краткий.
Протокол должен быть оформлен на общем бланке предприятия с отметкой «ПРОТОКОЛ». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
37. Докладная, служебная и объяснительная записки
Докладная записка ― это документ, адресованный руководителю организации, содержащий информацию о ситуации, явлении, факте, выполненной работе. Докладная записка может быть подготовлена по инициативе как самого работника, так и руководства.
Обычно в первой части докладной записки излагаются факты, события, а во второй части содержатся предложения по создавшейся ситуации. Подобные документы представляются руководителю регулярно.