Основы техники юридического письма (Краснослободцева) - страница 69

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «Обязываю» или «Предлагаю» в зависимости от содержания указания.

36. Служебное письмо, акт, протокол

Служебное письмо ― это особая форма документов, выделяемая формой передачи текста ― пересылкой по почте.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах ― отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах ― печать.

Содержание письма должно быть логичным, доступным, ясным, убедительным, корректным по форме. Письмо может быть простым и сложным. Первый тип письма состоит из вступления и заключения. Сложные письма включают вступление, основную и заключительную части.

Чаще всего при написании служебных писем повествование идет от первого лица во множественном числе. В некоторых случаях письма могут содержать вступительное обращение к определенному лицу.

Содержание письма не должно превышать двух страниц. В отдельных случаях объем может быть до 5 страниц.

Письмо должно быть подписано руководителем организации и иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части, под подписью руководителя.

Акт ― документ, составляемый несколькими лицами (комиссиями) в целях подтверждения установленного факта, события.

Причины для составления акта могут быть разными, вследствие этого существует и множество разновидностей актов: ликвидации, приема-передачи, инвентаризации и т. д.

Протокол ― документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на разнообразных совещаниях, конференциях и заседаниях органов предприятия.

Протокол отражает деятельность по принятию коллегиального решения группой лиц.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в проколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Протокол должен быть оформлен на общем бланке предприятия с отметкой «ПРОТОКОЛ». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

37. Докладная, служебная и объяснительная записки

Докладная записка ― это документ, адресованный руководителю организации, содержащий информацию о ситуации, явлении, факте, выполненной работе. Докладная записка может быть подготовлена по инициативе как самого работника, так и руководства.

Обычно в первой части докладной записки излагаются факты, события, а во второй части содержатся предложения по создавшейся ситуации. Подобные документы представляются руководителю регулярно.