Прошу не путать оптимизацию процессов с оптимизацией персонала, как часто называют сокращение штата.
Что я понимаю под оптимизацией процессов.
– Автоматизация. Оптимизация плавно вытекает из автоматизации. Как только мы автоматизируем какой-то функционал, нам тут же приходится немного изменять процедуры работы. Какие-то функции изменяются, какие-то исчезают вообще, иногда меняется порядок выполнения функций.
Соответственно, после каждой крупной доработки мы всегда пересматривали функции каждого участка и, при необходимости, вносили некоторые изменения.
– Порядок процессов. Но не всегда оптимизация идет следом за автоматизацией. Когда-то давно, Отдел кадров сидел с кипой не подписанных работниками документов. Огромное количество времени мы тратили на беготню за работниками или звонки с уговорами приехать для подписания документов (Компания имела несколько офисов по Москве). Трудовые договоры и приказы о приеме обычно были готовы к концу дня, реже – через день-два. Все зависело от подписывающего руководителя.
В результате Отдел кадров начал проводить работника в программе только после того, как он подпишет трудовой договор и приказ. Без проводки в программе новый работник не получал компьютер, рабочее место, ему не подключали необходимые программы, данные о нем не выходили на внутренний Портал, не выдавали пропуск, не платили зарплату. Конечно, это не совсем в рамках закона, ну так и мы при приеме активно предупреждали людей о последствиях отсутствия их подписи на документах. Такой подход способствовал более активному приходу новичков в Отдел кадров. Но часто даже однодневная задержка включения нового работника в процесс вызывала существенное недовольство руководителей подразделений.
Тогда мы предложили нашему руководителю поменять порядок подписания трудовых договоров и приказов о приеме. Первыми стали подписывать работники. Т.е. мы принципиально договорились с руководителем, что его электронное согласование является окончательным. И ни при каком раскладе он не откажется подписать правильно оформленные документы, уже подписанные работником. Такой подход сразу решил кучу проблем без всякой автоматизации. Кандидат приходил на оформление и, при отсутствии «противопоказаний» от Отдела кадров через час-полтора выходил из нашего кабинета полностью оформленным работником. Мы проводили его в программе максимально быстро – сразу после проверки наличия всех необходимых документов. И все остальные подразделения могли параллельно начинать свою часть работы. А главное, и у нас снялась проблема отсутствия подписей, и у руководителей подразделений снялись все претензии.