– Хранение документов. Обычно наибольшую проблему составляет хранение документов, не подписанных работниками. С отпусками, приемами и увольнениями у нас проблема была решена, но вот с дополнительными соглашениями к трудовым договорам, с приказами о работе в выходные дни и т.п. – нет. Мы принципиально хранили такие документы в специальной папке строго по алфавиту. Раз неделю, листая папку, вызывали работников к себе. Но, как я уже говорила ранее, часто работники не слишком торопились к нам. Поэтому пару раз в месяц устраивали выходы в подразделения, а еще договаривались с руководителями, чтобы они сами знакомили своих работников с кадровыми документами. Эта папка хранилась на видном месте, и при увольнении девочки всегда проверяли, что за работником не осталось неподписанных документов.
Поскольку документы по отдельным работникам могли храниться в папке более года, то туда помещали копии приказов, а в оригиналах помещали фразу, что работник поставил ознакомительную подпись на копии, хранящейся в личном деле. Таким образом, приказные папки содержали абсолютно все приказы без исключения.
– Распределение обязанностей. Можно отметить, что распределение обязанностей по направлениям работы также является элементом оптимизации кадровых процессов, позволяющее кадровикам более глубоко погружаться в специфические вопросы. Логика такова – чем меньше видов решаемых вопросов, тем меньше работнику придется тратить время на переключение с одной темы на другую, тем глубже он погрузится в решаемые вопросы и меньше сделает ошибок.
– Рассадка работников. Когда нам позволила площадь кабинета, девочки стали меняться не только участками, но и рабочими местами. Работники, занимающиеся ЦО (прием, увольнение…) и Архивом (справки, копии, ознакомление…), садились за ближайшие ко входу столы, чтобы было удобнее общаться с работниками. Т.е. в начале каждого месяца две дамы из менялись друг с другом местами. Такое физическое движение, к тому же, не позволяло девочкам «врастать» в свои места ненужными вещами, ведь каждый раз, садясь на новое место, девочки полностью опустошали свои тумбы и все лишнее выбрасывали.
– Расстановка техники. Никто не подсчитывал, сколько времени работники тратят на походы к принтерам / копирам / сканерам? А если там еще и очередь? В частности, у нас на шестерых работников (начальник, заместитель и четыре функциональных кадровика) было два принтера / копира / сканера. Сидели рядом с ними ЦО и Архив, имеющие самое большое количество печатных документов. Кстати, наличие двух принтеров позволяло и принимать одновременно по два работка (Архив вставал на помощь ЦО), и делать большое количество копий / сканов по запросам, правда не спасало от очередей. Все-таки, количество бумаги в кадрах зашкаливает.