Обучаем новому – методология
Методология – наверное самое слабое место.
Когда завершается очередная доработка, влияющая на деятельность работников всей Компании, как в приведенных примерах с учетом рабочего времени или предоставлением отпусков, естественно, Отделом кадров сразу же подготавливаются локальные нормативные акты, утверждающие приказы и методические схемы, наглядно разъясняющие работникам, как пользоваться.
Но когда завершается доработка, влияющая только на деятельность Отдела кадров, а таких большинство, то до методических материалов руки зачастую не доходят. Работник, на чьем участке произошло изменение, обкатывает его, а потом передает свой опыт следующему – устное народное творчество. И передавая дела на третий месяц, специалист уже не воспринимает его как нечто, о чем необходимо рассказать коллеге.
Первой проблемой, связанной с четырехмесячным циклом смены участков, оказались болезни и отпуска. Пропустив пару недель на работе, девочки лишь слегка задевали нововведения на своем участке, а потом, вернувшись на него через три месяца забывали про новинки и продолжали работать по-старому. И хорошо, если мы сразу это замечали, пару раз приходилось основательно браться за переделку и исправление. Одна девочка с завидной регулярностью пропускала один и тот же участок – то болела, то в отпуск уходила. Её ошибки вылезли чуть ли не через год после ввода нового порядка работы.
Второй большой проблемой была адаптация новых работников. Последние годы кадровая программа была настолько переработана, что принимаемые специалисты, работавшие в стандартной программе по несколько лет, совершенно не ориентировались в нашей. Им приходилось заново изучать программу.
Ну а третья проблема – рядовая забывчивость и невнимательность. Иногда девочки забывали и переходили на другой алгоритм работы. Рано или поздно это обнаруживалось и начинались выяснялки, кто прав. А посмотреть исходные договоренности было негде.
В итоге, мы пришли к пониманию, что все-таки надо записывать не только доработки к программе, но все изменения в наших процедурах.
Итак, какие образовательные штучки мы использовали помимо устных разъяснений.
– Разъяснительное письмо в электронной почте – это самое оперативное действие. Обычно я писала его сама. Мы все сделали себе в почте папки «Правила работы» для складирования разъяснительных писем. Там были и вопросы как снять новый отчет, как по-новому распределяются обязанности между участками, новое в законодательстве и как мы это оформляем, схемы для работы в программе и много другое, что я считала необходимым зафиксировать.