– Файл с Правилами работы. В файле велась информация по участкам с указанием функционала, как он реализуется в программе, как он реализуется в документах, описание процедур, которые он сопровождает. Самая главная проблема такого файла – он постоянно изменялся. Периодически на основании писем, а иногда по памяти, в него вносили корректировки. Их обязательно выделяли красным и проставляли дату. Через некоторое время старые корректировки делали обычным черным цветом, т.к. вносились новые красные изменения. Понятно, что что-то забывали вносить, забывали менять цвет. И тем не менее, файл здорово помогал при спорах и при подготовке новых работников.
– Методические материалы и схемы. К сожалению, для себя мы таких наглядных пособий не делали. Но для «кадровиков» в филиалах и ответственных в подразделениях делать были вынуждены. Все-таки сорок филиалов и более восьмидесяти ответственных по подразделениям – это целая армия, причем постоянно меняющаяся. Невозможно каждому объяснять на пальцах, за что конкретно они несут ответственность, как происходит взаимодействие с Отделом кадров, как работать в программе.
– Глобальный файл по доработкам программы. Этот файл я начала вести с какого-то момента, когда поняла, что наша кадровая программа все больше и больше отходит от стандартной, и в случае ухода я просто не смогу на пальцах передать новому начальнику все доработанные в ней функции. Этот файл я дополняла один раз в год, в два года. Он достаточно сильно пригодился, когда мы планировали перейти на новую программу. При подготовке технического задания я во многом опиралась на свой файл. Также он пригодился, когда дочерней компании поставили копию нашей программы. Там бедные девочки, ранее работавшие в стандартной, поначалу просто сошли с ума. Мы сами приезжали к ним для обучения и налаживания программы, чтобы она могла корректно работать.
Вообще, о текущем обучении необходимо сказать отдельно. И «кадровикам» в регионах, и новичкам в Отделе кадров мы сначала давали читать подходящие для них методические материалы / письма. А далее уже отвечали на их конкретные вопросы. По вопросам сразу было видно, читали они или нет. Если нет, то первые два-три раза тыкали носом в ответы, имеющиеся в выданных им материалах, и настоятельно просили почитать-таки их. Если не помогало, то просили заменить работника в регионе.
Надо отметить, что натаскиванием «кадровиков» из регионов у меня занималась заместитель. Это был достаточно большой блок её функционала. По факту «кадровиками» в регионах были в лучшем случае бухгалтеры или юристы, но чаще ими были девочки офис-менеджеры, секретари, специалисты других областей, не имеющие никакого представления о трудовом законодательстве. К тому же, кадровая работа чаще всего была для них вторичной – «постольку-поскольку». Поэтому им приходилось не просто объяснять функционал и законодательство, но и буквально вдалбливать понятие об их личной ответственности.