5) После этого следует рассказать о том, как матрица будет применяться. Новые задачи распределяются по квадратам. Команде не нужно заниматься неважными и несрочными задачами. На срочные и неважные дела отводится совсем немного времени. Сотрудники должны методично выполнять задачи из квадрата 1 – важные и срочные. Затем пересматривается квадрат 2 – первостепенные задачи отправляются в квадрат 1.
Помимо навыков приоритизации, сотрудникам стоит развить привычку ежедневно планировать. Планирование эффективно снижает напряжение, характерное для фазы нагрева. Ниже мы приведем примеры, как ввести планирование в ежедневную практику нагревшихся сотрудников.
3. Подчеркните, что планировать важно и необходимо
• Посмотрите, когда и как сотрудники планируют свой рабочий день, какие инструменты и техники есть в их распоряжении. Спросите, как они работают с Outlook и похожими программами. Используйте доступные в сети лекции и материалы по тайм-менеджменту.
• Предложите работникам пользоваться электронными ежедневниками. Так они начнут выделять время на планирование, расстановку приоритетов и держать в голове общую картину.
• Спросите, как они пользуются почтой и электронным ежедневником. Что можно улучшить?
• Обсудите, что необходимо предпринять, если из-за внезапного аврала план придется изменить? Чем вы можете помочь? Можно ли установить общие правила на этот случай? В какой квадрат вы бы поместили непредвиденные обстоятельства?
• Как строить выполнимые и не чрезмерно оптимистичные планы? Стоит ли устраивать по этому вопросу еженедельные совещания?
Мы уже говорили, что нагревшиеся сотрудники часто отдают приоритет задачам, которые дают немедленный результат, в ущерб тем, что требуют долгой и упорной работы. Они хотят скорее начать что-нибудь делать и часто воспринимают планирование и приоритизацию как ненужные вещи, которые только мешают достичь результата.
4. Заверьте, что делать перерывы – нормально
В фазу нагрева перерывы часто сокращаются или совсем пропадают из расписания сотрудника. Пропустить обед и продолжить работать – обычное дело, поскольку практически весь день состоит из череды совещаний. Любое «окно», которое вы не отвели на обед, скорее всего, займет очередная встреча.
Тем не менее перерывы, даже короткие, – важная составляющая полноценного отдыха и восстановления.
Исследования показали, что короткие беседы на отвлеченные темы или прогулка в парке стимулируют выработку окситоцина и других гормонов, облегчающих стресс, а даже десятиминутный перерыв повышает качество выполняемой работы. Регулярные перерывы помогут достичь ощутимых изменений, особенно в работе с нагревшимися.