Антистресс по-скандинавски. Руководство для тех, кто постоянно хочет в отпуск (Андерсен, Кингстон) - страница 45
• Поставьте приоритизацию на повестку дня – в личных беседах или на собрании отдела. Расскажите, в чем ее важность и необходимость для работы.
• Будьте честны и открыты в том, что одни задачи не так важны, а другие, наоборот, требуют большего времени и внимания. Приведите жизненные примеры задач с низкой и высокой приоритетностью.
• Помогите нагревшемуся сотруднику: разработайте инструкцию по приоритизации. Каким задачам можно повысить или снизить приоритет и за счет чего? Можно пользоваться приведенной ниже матрицей приоритетов.
• Что делать сотруднику, если он сомневается в решении? Можно ли обращаться по этому поводу к вам?
• Кто несет ответственность за определение приоритетности и отвечает за последствия?
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИЕМ. МАТРИЦА ПРИОРИТЕТОВ
Эта техника разработана Стивеном Кови, автором бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей», и широко используется на практике.
Цель: с помощью матрицы приоритетов сотрудники получат четкие и ясные инструкции о том, как расставлять приоритеты.
Материалы: распечатанная или нарисованная от руки матрица (см. ниже), перечень задач каждого члена команды.
Время: 30–60 минут.
Инструкция:
1) Сначала посмотрите на основные обязанности сотрудника и обсудите цель его работы. Разговор об очевидных вещах может показаться довольно странным, но на практике сотрудники обычно ценят такие уточнения и возможность согласовать свои ожидания с вашими. В качестве отправной точки можно использовать должностную инструкцию (если таковая имеется).
2) Далее объясните сотруднику разницу между осями матрицы. Если что-то имеет непосредственное отношение к основной работе сотрудника, то важность этого процесса возрастает. Важными или «первостепенными» задачами считаются те, по выполнению которых сотрудника будут оценивать. Задайте вопрос: «Почему в организации есть эта должность и что она дает компании?» В ответе будут основные приоритеты. Иначе говоря, приоритетность зависит от должности сотрудника – то, что приоритетно для одного, необязательно важно для другого.
3) Теперь расскажите, чем отличаются квадраты, и обратите внимание на то, что приоритеты необходимо расставлять в таком порядке:
I. Важное и срочное
II. Важное, но несрочное
III. Неважное, но срочное
IV. Неважное и несрочное (на задачи в этом квадрате редко стоит тратить время).
4) Когда разберетесь с основными принципами, попросите сотрудника распределить свои функции по квадратам. Нужно проследить, чтобы он не вписал все задачи в первый квадрат. Отметьте, что в этом квадрате не должно быть больше 5—10 пунктов.