Письменные доказательства должны соответствовать определенным требованиям:
• сведения, имеющие значение для дела, должны быть отражены при помощи определенных знаков [13], доступных для их восприятия человеком;
• получение сведений о фактах в письменном доказательстве исходит от лиц, не занимающих еще процессуального положения стороны, других лиц, участвующих в деле, эксперта [14]. Это признак частного характера, отграничивающий письменные доказательства от письменных объяснений сторон и третьих лиц, заключений эксперта;
• преимущественное возникновение письменных доказательств до возбуждения гражданского процесса, вне связи с ним. Это факультативный признак.
Письменные доказательства можно классифицировать по различным признакам.
По содержанию письменные доказательства подразделяются на распорядительные и справочно-информационные. Для распорядительных документов характерен властно-волевой характер (приказы, распоряжения и проч.). Справочно-информационные доказательства носят осведомительный характер о каких-либо обстоятельствах (акты, отчеты, протоколы, письма и проч.).
По субъекту, от которого исходит документ, письменные доказательства делятся на официальные и частные (неофициальные). Официальные документы обладают определенными признаками. Они исходят от органов государства, общественных организаций, должностных лиц и т.п., т.е. от тех, кто управомочен их издавать, поэтому они должны обладать определенными реквизитами, соответствовать компетенции органа, их издавшего, а также требованиям, установленным законом для совершения тех или иных юридических действий. К неофициальным документам принято относить те, которые исходят от частных лиц или не связаны с выполнением каких-либо полномочий (личная переписка и т.д.).
По способу создания документы могут быть подлинными или копиями. Оригинал договора – подлинное доказательство, его ксерокопия является соответственно копией.
По форме письменные доказательства подразделяются на простые письменные и нотариально удостоверенные. Подлинность последних должна быть удостоверена или засвидетельствована нотариусом или иным лицом, уполномоченным выполнять нотариальные функции.
В качестве особого вида письменных доказательств можно назвать документы, полученные с помощью электронно-вычислительной техники.
Практическая направленность классификации письменных доказательств заключается в специфике проверки достоверности документа (особенности содержания, формы документа, компетенции субъекта, от которого они исходят).
Процедура исследования письменных доказательств в судебном заседании осуществляется в форме оглашения в судебном заседании и их предъявления лицам, участвующим в деле, представителям, в необходимых случаях экспертам и свидетелям. После этого лица, участвующие в деле, могут дать объяснения (ст. 181 ГПК). Возможно проведение осмотра письменных доказательств в месте их нахождения по правилам, установленным в ст. 184 ГПК.