Если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.
При этом под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату неиспользованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва) (письма МНС России от 18.08.2004 № 02-5-11/142@, от 15.03.2004 № 02-5-10/13, Минфина России от 12.04.2004 № 04-02-05/1/26, от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46).
Суммы оплаты переходящих на следующий год отпусков, начисленные в текущем налоговом периоде, учитываются за счет резерва, начисленного в текущем налоговом периоде.
Все расчеты норм отчислений и отчислений в резерв, уточнений суммы резерва ведутся налогоплательщиком в свободной форме, однако они должны быть оформлены на бумажном носителе и по требованию предъявлены налоговому органу в ходе камеральной или выездной проверки.
Пример.
По предварительному расчету сумма затрат налогоплательщика на оплату труда в предстоящем налоговом периоде – 400 000 руб., включая единый социальный налог.
По этому же расчету сумма расходов на оплату отпусков – 30 000 руб., включая единый социальный налог.
Ежемесячно в резерв на оплату отпусков работников следует отчислять 0,63 % [14] от прогнозируемого фонда оплаты труда с учетом единого социального налога.
По данным инвентаризации резерва на 31 декабря выявлено, что резерв предстоящих расходов на оплату труда перерасходован в связи с повышением окладов работникам в марте того же года. Сумма перерасхода – 20 000 руб.
На 31 декабря эта сумма признается в налоговом учете в качестве расходов на оплату труда.
В бухгалтерском учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (включая платежи на социальное страхование и пенсионное обеспечение) работникам организации может создаваться, если это предусмотрено учетной политикой организации.
Резервирование отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.
В целях сближения бухгалтерского и налогового учета учетной политикой организации может быть предусмотрен единый механизм расчета резерва, предложенный главой 25 НК РФ.