Когда решается задача корпоративной стратегии, лучше, если группа состоит из руководителей, ответственных за осуществление этой стратегии. Если же фокусирование относится к области действий конкретного отдела, лучше пригласить по одному человеку из каждого звена, от рядового сотрудника до руководителя высокого ранга.
Официальные роли
В группе есть только одна официальная роль — организатор группы, который назначает время, место проведения собрания и собирает участников вместе. Он объявляет повестку дня (как правило, после консультации с остальными), начинает и завершает собрание.
Организатор группы во время собрания выступает в качестве председателя, следя за тем, чтобы участники не перебивали друг друга и говорили поочередно. Он может напоминать особо увлекшимся участникам о фокусе или спрашивать, нужно ли изменить фокусирование формально.
Как правило, организатор группы «носит» синюю шляпу, которая контролирует процесс мышления. Организатор группы предлагает метод для группового или индивидуального использования. Он отвечает за выдвижение провокационной идеи, выбор случайного слова и т. д. Он организует сбор результатов индивидуального мышления. Он суммирует другие виды результатов.
В некоторых случаях роль организатора может быть поручена опытному специалисту группы поддержки, который является «управляющим процессом» на собрании. Перечисленные выше функции в этом случае переходят к нему. Но «председателем собрания» в этом варианте должен быть кто-то другой. Председатель отвечает за организацию группы и назначение повестки дня, он же приглашает на собрание специалиста группы поддержки. Специалист группы поддержки в этом случае нанимается для того, чтобы поддержать творческое усилие группы. За содержание собрания и фокусирование отвечает председатель.
Официальная роль секретаря отсутствует по причинам, изложенным выше.
Распределение времени
На продолжительность собрания влияет множество факторов. Если встречи проводятся регулярно, тогда они могут быть непродолжительными. Если трудно собрать всех участников вместе, то из каждого собрания нужно постараться извлечь как можно больше. Если накопились проблемы, требующие скорейшего творческого решения, собрание может быть продолжительным.
Тем не менее я высказываюсь в пользу коротких собраний, длящихся от 30 до 90 минут. Добавочное время (30 минут) может быть отведено для дополнительного сбора урожая или толкования идей.
Первые 15 минут всегда должны быть посвящены практическому освоению того или иного метода, причем на предметах, не связанных с работой участников. Это своего рода «разогрев мотора», который к тому же развивает навыки использования методов (поскольку навыки хуже развиваются на примерах, имеющих для участников насущное значение).