Первичный инструктаж включает в себя характеристику общей картины, обсуждение деталей, определение стандартов, распределение конкретных задач и установление системы промежуточных отчетов о ходе выполнения задания.
Общая характеристика задания
Общие черты задания должны быть представлены в ходе ознакомления с поручением. Необходимо охватить три основных момента.
• Предполагаемые действия. Например: «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя организацию предстоящей презентации».
• Обоснование необходимости выполнения. «Мы обнаружили, что организация встреч с заказчиками поможет эффективнее продемонстрировать наши новые продукты».
• Роль задания в общем процессе. «Презентация формирует ключевой элемент нашей маркетинговой стратегии. Это очень важно, потому что позволяет придерживаться стандартов и развивать область специфических интересов различных потребителей».
После этого стоит персонализировать задание и добиться подтверждения согласия, приводя аргументы в пользу выбора именно этого специалиста и демонстрируя свою уверенность в его (ее) способностях выполнить это задание. Например: «Я сделал выбор в вашу пользу, потому что вы часто выражали желание получить дополнительные обязанности, и убежден, что вы на самом деле прекрасно выполните работу».
Следующий шаг – отметить реакцию человека относительно самой идеи. «Как вы относитесь к выполнению этого поручения?» Таким образом, у вас появится возможность оценить степень его (ее) желания приняться за работу. Это даст исполнителю право выразить любые сомнения, а вам – привести убедительные доводы в пользу своего выбора. Например: «Вы составляете отличные стандартные письма, и я думаю, что, поработай мы вместе над несколькими более сложными, вы бы с легкостью готовили их самостоятельно».
Как только обрисована общая картина, вы можете переходить к более глубокому обсуждению задания. Это означает детальное обговаривание всего, что включает в себя работа: какая предполагается степень ответственности, какие полномочия будут гарантированы. Например, если делегируется редактирование письма, вам необходимо более конкретно остановиться на описании таких моментов.
• Степень ответственности за выполнение поручения. «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя написание целевого письма. Вы будете ответственны за его отправку, равно как и за его сохранение в исходящей документации. Нужно будет проверить список всех потребителей и убедиться в том, что имеющиеся у нас данные актуальны на текущий момент».
• Содержание задания. «Если вы ознакомитесь со стандартным письмом и просмотрите каждый из двенадцати файлов с информацией о заказчиках, то получите представление о предыдущих запросах и сможете корректировать их требования в контексте текущих обстоятельств. После этого вы поймете, как отредактировать письмо так, чтобы оно подходило для каждого заказчика».