• Требуемый объем: все файлы должны быть отсортированы и маркированы.
• Необходимое качество: все файлы должны быть маркированы стандартным способом и закодированы цветом согласно их типу.
• Ограничение по времени: инвентаризация должна быть закончена к концу месяца, завершающего финансовый год.
• Допустимая стоимость: общая стоимость новых, необходимых для выполнения этого задания материалов не должна превышать прошлогоднюю.
Определение критериев работы позволяет специалисту, который принимает поручение, быть полностью осведомлен о том, чего от него ожидают, и способен оценить, насколько он или она выполняет работу в соответствии с установленным уровнем. И что более важно, это существование стандарта, по которому вы сможете определить качество проделанной работы.
В рамках инструктажа вам потребуется оценить имеющиеся у предполагаемого исполнителя навыки и определить, есть ли какие-то области, где для успешного выполнения задания сотруднку необходимо дополнительное обучение.
Валеты почти наверняка будут нуждаться в предварительном обучении, прежде чем вы позволите им приступить к работе самостоятельно. Однако вы так же легко можете встретить и Туза, которому потребуется помощь. Исполнительный секретарь, к примеру, будет удивлен, что 20-летний опыт не станет большим подспорьем, если придется работать с совершенно новой программой обработки текстов.
Важно помнить, что обучение предполагает совместные усилия и сотрудничество с исполнителями, а не создание директив. Существует два важных аспекта обучения: первый – это нацеливать людей на использование собственной инициативы и логики, другой – инструктировать их, практически вырабатывая необходимые навыки.
Для многих заданий нацеливающего характера обычно достаточно введения исполнителя в курс дела, чтобы он полностью уяснил все моменты, предусмотренные инструктажем. Для этого необходимо:
• ставить логические вопросы, чтобы помочь человеку самому догадаться, что необходимо предпринять;
• предоставить информацию, без которой он не сможет самостоятельно справиться с проблемой, или, еще лучше, сообщить, где с ней можно ознакомиться;
• воодушевить его на принятие собственных решений. (Если это подтолкнет сотрудника к разработке собственных способов выхода из сложившейся ситуации, прекрасно.)
Для других задач, где существует необходимость приобретения некоторых практических навыков, инструкции – существенный элемент обучения. Проводить инструктаж нужно в четыре этапа:
1. продемонстрировать все действия в нормальном режиме;