2. повторить медленно, объясняя каждый этап;
3. предоставить инструктируемому сотруднику возможность выполнить указанные действия, сопровождая объяснениями весь процесс;
4. и только после этого дать ему возможность сделать всю работу самостоятельно.
Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.
В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».
Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:
• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».
• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»
• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».
Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.
Делегирование требует применения системного и структурированного подхода. Оно похоже на построение карточного домика. Если не заложить прочную и надежную основу, сооружение не сможет простоять долго. Инструктаж – это краеугольный камень, поддерживающий ожидаемые результаты и дающий зеленый свет успешному и эффективному делегированию.