Иногда такой подход становится источником напряжения и несет больше вреда, чем пользы, – во всем нужна мера!
Составьте таблицу из двух граф: «Вид деятельности» и «Затраченное время». Заносите в нее дела, которыми вы занимались в течение дня, и затраченное на них время с точностью до 10 минут. Делайте это в течение одной недели и постоянно анализируйте записи.
Подумайте, какие вопросы можно решать только самостоятельно, а какие передать подчиненным.
Теперь начинайте планировать.
Вы можете просто составить список задач по степени важности на данный момент и вычеркивать по мере выполнения.
Вносите в список только те дела, которые действительно требуют вашего внимания.
Помните правило: 80 % успеха приносит реализация 20 % дел, т. е. максимальный процент успеха вам принесет выполнение 2 дел из 10.
Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала дела, требующие минимальных усилий, чтобы скорее вычеркнуть их из списка.
Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.
Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.
Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.
Теперь планируйте следующую неделю. Составьте список еженедельно повторяющихся дел. Оставьте один день в неделю свободным от деловых встреч, тогда у вас будет возможность посвятить его решению внезапно возникающих срочных вопросов. Подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.
Возможно, что вы запланировали больше дел, чем в состоянии выполнить. В этом случае необходимо подумать о дополнительных ресурсах.
Разделите все дела на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Естественно, дела будут «кочевать» из одной графы в другую. Например, завтрашнее совещание на прошлой неделе относилось к графе «важное, но не срочное», а в данный момент стало «важным и срочным». Подумайте, какие дела необходимо выполнить лично, какие можно передать, а какие можно вообще отложить.
Если вам предстоит дело, по какой-либо причине неприятное для вас, например объявление об увольнении сотрудника или сообщение о задержке крупной поставки, мысленно «прокрутите» ситуацию до конца и примиритесь с результатом. Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и сопоставьте их с вашим расписанием. Отведите время для отдыха.