Время от времени меняйте вид деятельности – работа пойдет быстрее, но не делайте этого слишком часто, иначе добьетесь обратного эффекта – слишком частое переключение тормозит работу.
При выборе дела, которым необходимо заняться в первую очередь, спросите себя: «Как в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.
Передача полномочий не является автоматической реакцией на перегруженность руководителя работой.
Суть делегирования – это распределение обязанностей, полномочий и ресурсов с целью достичь наивысшего результата.
Необходимым условием делегирования полномочий является доверие к людям, которые на вас работают.
Рассмотрим обязательные этапы эффективной передачи полномочий.
1. Принятие решения о передаче конкретных полномочий.
Обычно передаются полномочия по выполнению тех задач, которые:
– другие лица могут выполнить более профессионально, с меньшими затратами средств или времени;
– легко вписываются в контекст основной деятельности лица, которому вы делегируете полномочия;
– откровенно рутинные;
– способствуют профессиональному росту подчиненных.
Однако есть задания, которые никогда нельзя перепоручать – потеряете в два раза больше времени, исправляя ошибки. К ним относятся:
– планирование основного проекта;
– подбор команды исполнителей этого проекта;
– контроль за работой команды;
– стимулирование членов команды;
– оценка членов команды;
– вознаграждение членов команды.
Кроме того, нельзя делегировать обязанности, которые официальный менеджер должен выполнять согласно закону или следуя политике компании.
2. Выбор подходящего исполнителя.
Прежде всего подумайте о сотрудниках, которым необходим опыт практической деятельности. Не стоит злоупотреблять безотказностью особенно загруженных работой сотрудников.
3. Подготовка исполнителя.
Главная задача менеджера в данном случае состоит в том, чтобы научить исполнителя правильно использовать делегированные полномочия.
Стоит сделать это заранее, чтобы впоследствии вас не отвлекали многочисленными уточняющими вопросами.
4. Контроль за осуществлением делегированных полномочий.
Вы должны точно помнить, кому и какие полномочия вы передали, а также контролировать выполнение поставленных задач и соблюдение установленных временных рамок.
Грамотное делегирование полномочий высвобождает огромные временные ресурсы, поэтому менеджеру совершенно необходимо овладеть этим организационным инструментом.
Осознание того факта, что неумолимое время все-таки можно обуздать с помощью самоорганизации, помогает человеку удержаться на плаву, лавируя в таких порой неспокойных водах «реки времени».