Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел (Сидорова, Анисинкова) - страница 73
2) чего он хочет;
3) насколько срочно и важно его дело;
4) когда ты сможешь ему позвонить;
5) по какому номеру ты можешь дозвониться. И, конечно, ты должен все записать.
Телефон и твой дневник времени
В дневнике времени ты должен разлиновать лист под телефонные разговоры.
Когда тебе лучше всего не звонить.
1. Ты не должен звонить, если это мелкие телефонные звонки и если они нарушают твой распорядок дня.
2. Ты должен использовать свободные промежутки времени для нужных звонков.
3. Ты не должен пользоваться телефоном не в рабочие часы пик.
4. Ты пользуешься телефоном в благоприятное для этого время – с 8:30 до 9:30 и с 13:30 до 14:00.
5. Перед тем как позвонить, ты должен задать себе следующие вопросы:
1) имеется ли потребность в данном звонке;
2) обязательно ли знать мнение партнера;
3) нельзя ли его увидеть без звонка.
6. Предварительные соображения всегда для тебя ценнее, чем сам разговор.
Подготовка твоего телефонного звонка
Твой телефонный процесс.
1. Будь кратким.
2. Ты сначала сообщаешь цель звонка, а лишь потом – причины и подробности.
3. Ты не должен прерывать телефонный разговор только потому, что по другому аппарату поступает новый звонок.
4. Ты должен избегать параллельных разговоров с другими людьми.
5. Ты должен говорить четко.
6. В конце длительного разговора подведи краткий итог и перечисли меры, которые надо принять.
7. Ты должен во время разговора записать имена, цифры и основную информацию.
8. Ты должен следить за длительностью звонка.
9. Ты должен завершить разговор, как только достигнута цель.
Запись твоего телефонного разговора Кто? Что? Когда?
Ты это должен запомнить. 1. Если звонят тебе:
1) до разговора:
а) ты должен подумать, так ли необходим этот разговор;
б) ты должен определить его цель;
в) ты имеешь под рукой бумагу, ручку, а также календарь и нужные для разговор материалы;
2) во время разговора:
а) ты должен, сняв трубку, представиться: фамилия, имя, отчество, отдел, предприятие;
б) ты должен говорить прямо в трубку;
в) ты должен произносить слова четко;
г) ты должен постараться создать положительное настроение;
д) ты не должен открыто возражать, иначе не добьешься положительного результата;
е) ты должен внимательно слушать собеседника;
ж) ты должен придать своему голосу приятную интонацию;
з) ты должен чаще улыбаться. Собеседник этого не видит, но чувствует;
и) ты должен избегать монотонности, меняя темп и интонацию голоса;
к) ты не должен говорить слишком быстро или медленно, постарайся подстроиться под собеседника;
л) ты не должен переоценивать собеседника в понимании терминологии;