м) ты должен избегать жаргона;
н) ты должен использовать паузы;
о) ты должен объяснить все сначала, если собеседник не понял, но другими словами;
п) ты должен в конце разговора уточнить, кто и что дальше будет делать;
3) после разговора:
а) ты должен спросить у себя, все ли нужное сказано;
б) ты должен уточнить, не следует ли кому-либо передать эту информацию;
в) ты должен точно записать итог разговора – о чем договорился с собеседником;
г) ты должен записать, что ты обещал сделать;
д) ты должен сделать необходимые заметки в ежедневнике.
2. Кроме того, если звонят тебе:
1) ты должен всегда рядом с телефоном держать ручку и бумагу;
2) ты должен при ответе называть свою фамилию и предприятие;
3) ты должен сразу записать фамилию позвонившего и его проблему;
4) ты должен попросить позвонившего представиться, если он этого не сделал.
3. Если ты не можешь сразу ответить на вопрос, то:
1) ты должен передать содержание разговора тому, кто знает эту проблему хорошо;
2) ты должен спросить, может ли собеседник перезвонить сразу же, как выяснится вопрос;
3) ты должен спросить, может ли собеседник подождать. Тебе требуется на это много времени, сообщи об этом собеседнику, узнай, может ли он подождать или лучше перезвонить попозже.
4. Ты должен извиниться перед собеседником, после того как выяснишь вопрос, за то, что заставил его ждать.
5. Ты должен понять собеседника, если он агрессивно настроен. Это не выпад против тебя, а следствие какой-либо причины.
Какой вопрос – такой и ответ.
Цель твоих разговоров по телефону – это получение полной и точной информации, при этом ты исключаешь повторения и уточнения.
Что мешает этому?
1. Ты не умеешь так задавать вопросы, чтобы информация была полной.
2. Ты должен убрать коммуникационные барьеры, которые искажают смысл и ведут к потере информации.
Твои критерия для оценки полученной информации включают: полноту и точность, достоверность, полезность, новизну, своевременность, необходимость реагирования.
Швейцарский мыслитель конца XVIII в. И.К. Лафатер говорил: «Хочешь быть умным – научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать».
Еще во II в. до н. э. римский император Квинтилиан для полного понимания проблемы рекомендовал набор вопросов: «Кто? Что? Где? Как? Когда? Почему?»
Твои шесть советов для того, чтобы понять, что тебе говорят по телефону.
1. Ты должен уточнить любые непонятные тебе глаголы и существительные конкретными вопросами: «Кого (что) вы имеете в виду?», «Как это должно выглядеть?», «Что именно…?» и т. д.