Это вовсе не значит, что я подписываю расходные ордера или чеки собственноручно. Вовсе нет. Это делает мой бухгалтер. Но она приносит мне все счета и все чеки на утверждение, прежде чем их подписать. Она приходит два раза в месяц всего на полчаса, и мы просматриваем все подлежащие оплате счета.
Это оказалось очень действенным средством. Раньше я просматривал отчеты о расходах, а не выставленные счета и чеки, и многие так называемые «прочие» статьи расходов ускользали от моего внимания. Но если вы дадите себе труд просмотреть счета, вы сразу же обратите внимание на многочисленные скрытые расходы, которых можно избежать. Более того, у вас появится реальное представление о том, из чего складываются ежедневные операционные расходы вашей фирмы и на чем можно легко сэкономить.
Если вы руководите крупной фирмой, просматривайте хотя бы половину или четверть счетов, или 10 процентов, или даже 2. Но только обязательно делайте это. Вы обнаружите многочисленные возможности сократить расходы – скрытый потенциал экономии, о котором и не подозревали.
Бухгалтеры всего мира не могли бы причинить большего вреда успешному управлению частными предприятиями, чем создание категории «капиталовложения» в бухгалтерском учете. Когда предприниматель покупает за миллион долларов нечто дорогостоящее, бухгалтерские книги показывают, что от этого прибыль сейчас же снижается. Когда же он вкладывает миллиард долларов в капиталовложения, он с точки зрения бухгалтерского учета ничего не теряет – по крайней мере, пока они не начинают обесцениваться.
Капитал – будь то предприятие, оборудование или земельная собственность – стоит реальных денег. И поэтому управлять им необходимо так же продуманно и расчетливо, как другими дорогостоящими объектами (или, принимая во внимание масштаб этих объектов, даже еще более продуманно).
Пока же крупные компании зачастую удивительно небрежно относятся к контролю за капиталовложениями. Однажды я разрабатывал систему оценки проектов капиталовложений для компании стоимостью 8 миллиардов долларов. И вот какое признание сделал один из ее руководителей: «Знаете, сэр, мы, пожалуй, впервые задумались о том, действительно ли нужно финансировать каждую из этих программ капиталовложений». Удивительное замечание для руководителя компании с миллиардными прибылями.
Один из вице-президентов этой компании очень гордился своей твердостью в отношении контроля за расходами. Но только не тогда, когда речь шла о капиталовложениях. Так, он запрашивал (и получал) по 400 миллионов долларов ежегодно, не утруждая себя точным анализом окупаемости вложенных средств. При этом сотрудники претерпевали адские муки, когда просили его дополнительно выделить 50 тысяч долларов на маркетинг или миллион на рекламу. Но в то же время он с легкостью тратил