Главная трудность текста заявления – подбор соответствующей лексики и фразеологии. В советское время нам сделали прививку от «канцелярита» и... перестарались. Ни заявление, ни объяснительную записку (а докладные мы вообще писать не советуем!) без канцелярских оборотов не оформишь. Поэтому подучим обороты: в связи с болезнью, по причине болезни, прошу Вас предоставить, учитывая сложившуюся ситуацию, по приезде, известил меня, по причине...
Не исключено, что человеку с высшим образованием придется писать протокол, а в число прямых функциональных обязанностей секретаря-референта тем более входит ведение документации того или иного собрания, совещания, заседания, т.е. оформление протокола. Протокольная документация – наиболее трудный, требующий высокой профессиональной квалификации и достаточного опыта участок работы в содержательном пространстве ведения документации. В отличие от целого ряда служебных документов, составляемых по образцу или представляющих заполнение заданной текстовой формы, протокол требует творческого осмысления происходящего на совещании. Протокол требует навыка такой интерпретации сказанного, которая, с одной стороны, не противоречила бы действительно происходящему, а с другой стороны, не опускалась бы до уровня необработанной стенограммы.
Развитие аудиовизуальных средств, в частности наличие диктофонов, позволяет практически без изменений воспроизводить реплики выступающих, считывая, «списывая» их с кассеты. Однако тем самым Вы рискуете вызвать справедливый гнев своего начальника, который по прошествии нескольких дней может и не узнать собственной речи, не поверить, что он именно так и говорил.
ПРАВИЛО № 1. Письменное слово не родня устному слову. Нет и не должно быть тождества между живой, прозвучавшей речью (с ее паузами, жестами, игрой вплоть до стереоэффекта ее интонаций!) и отражением этой речи на бумаге, адресованной, как правило, лицам, не присутствовавшим во время дискуссии. Вот почему любое записанное высказывание должно быть отредактировано, причесано, должно выглядеть несколько более грамотно и интеллигентно, нежели во время непосредственного своего порождения в речи.
– Что я, не понимаю, что ли, что настаивать бессмысленно? Меняем фразу и записываем спокойнее: Главный инженер усомнился в возможности и эффективности дублирования просьбы.
Нам вдалбливают.... ну ты понимаешь... Эта фраза вообще должна быть опущена из протокола и из текста стенограммы.
– Долго мне вас раскачивать? Меняем на более достойный тон: Руководитель отдела потребовал немедленного действия, в частности...