Ранжирование дел по срочности-важности
Для того чтобы разобраться со своими делами, их можно распределить по квадранту срочности-важности.
| I. Важные срочные | II. Важные несрочные |
| Насущные проблемы | Прояснение ценностей |
| Горящие проекты, дела и встречи | Подготовка |
| Форс-мажоры | Профилактика |
| Планирование |
| Построение отношений |
| Восстановление сил |
| III. Неважные срочные | IV. Неважные несрочные |
| Некоторые телефонные звонки, письма, отчеты | Пустая трата времени |
| Некоторые встречи | Интернет и телевидение |
| Мелкие неотложные дела | |
С помощью этого квадранта можно ответить на вопрос: «Как найти время для главного?» Ниже приведены несколько стратегий.
Резервировать время для важных несрочных дел (планирование).
Сокращать количество важных срочных (из I в II).
Говорить «нет» срочным неважным (отказ или делегирование).
Важное – вперед (пример).
Планирование: основные принципы
Уделять время планированию (5-10 минут каждый день).
60% в план, остальное свобода.
Учитывать биологические ритмы, цикл работоспособности.
Использовать инструменты, которым доверяешь.
Знать приемы (список следующих действий, жесткие и гибкие задачи, резервы, непредвиденные обстоятельства).
Формулировки в глагольной форме: сделать, написать, позвонить.
Немного психологии, или как справиться с ленью
Осознать свои истинные цели и мотивы.
Большие дела («слоны») – резать на бифштексы. Составлять список конкретных следующих действий по проектам, которые требуют более двух действий.
«Съесть лягушку». У каждого есть маленькие нелюбимые дела, которые отнимают кучу энергии, если их не сделать вовремя. Например, попросить прощения или написать план на день. Ведите список таких дел и вычеркивайте по одному каждое утро.
Календарик-пинарик: можно вести календарь с обратным отсчетом дней своей жизни (взяв среднюю продолжительность жизни) или вести обратный отсчет до установленного срока выполнения дела.
Попробуйте использовать «включатели» - то, что помогает вам в труде: музыка, определенный ритуал (например, выпить чашечку кофе, а потом…), награда (съесть конфету после выполнения дела).
Учитесь говорить «нет» и делегировать дела и ответственность.
Использовать лень творчески (или попробуйте просто НИЧЕГО не делать хотя бы 5 минут).
Как мы отдыхаем?
Стоит написать пять способов отдыха… Получилось ли написать пять разных? А семь?
Два совета напоследок
1. Ценить время других (планировать встречи, не опаздывать и пр.).
2. Не забывать об отдыхе!!!
Рекомендуемая литература:
1. Глеб Архангельский. Тайм драйв: как успевать жить и работать. М., 2011.