Наличие повестки помогает удерживать обсуждение в нужном направлении. Заблаговременное обнародование повестки позволит людям (особенно замкнутым) заранее подготовиться, если они хотят высказаться по тому или иному вопросу. Кроме того, повестка избавляет от необходимости начинать встречу с какой-нибудь фразы вроде «Ну что ж, давайте обговорим, чем мы сегодня займемся…». Это экономит драгоценные минуты любого совещания.
Повестки могут быть краткими и по существу К каждому приглашению на совещание прикрепляйте список вопросов, чтобы люди видели, что будет обсуждаться и в каком порядке.
Совещание должно иметь ясную цель; ее следует выразить одним предложением. Ограничьте вероятные результаты совещания максимум тремя пунктами. Так люди узнают, почему их попросили прийти и что им предстоит сделать.
Можно распространить между участниками бумажную версию повестки в самом начале совещания. Она должна включать главную цель встречи, вероятные результаты и вопросы для обсуждения. Я не люблю возиться с бумажками и быстро зачитываю повестку вслух, чтобы все вспомнили, что мы сегодня обсуждаем Исходите из того, что все пришедшие уже знакомы с этим материалом, и сразу начинайте обсуждать намеченные вопросы.
2. Определите тип совещания
Есть три основных типа совещаний: информационное совещание, творческое обсуждение и поиск консенсуса.
Информационное совещание состоит из одностороннего потока информации: либо «вверх» — от сотрудников к руководству, либо «вниз» — от руководства к сотрудникам. Во время такого совещания могут быть высказаны просьбы что-то прояснить, но полноценных дискуссий или споров не бывает.
Творческие обсуждения представляют собой мозговой штурм и обмен идеями без принятия каких-либо решений. Во время такого совещания важно, чтобы сотрудники поняли, что решения будут приняты позже ключевыми заинтересованными лицами в компании на основании собранной информации.
Когда нужно решить какие-то вопросы, проводятся совещания, цель которых — прийти к консенсусу. На подобных встречах обстановка часто накаляется, люди выражают свои эмоции. Несмотря на возможные разногласия, все участники должны прийти к согласию. По окончании совещания все эмоции и конфликты должны остаться в зале, где оно проводилось. Никогда не продолжайте обсуждение за его пределами.
3. Начинайте вовремя и заканчивайте раньше установленного срока
Начиная курс лекций в Массачусетском технологическом институте, я пообещал своим студентам, что мы всегда будем приступать к занятиям вовремя. Когда я выполнил свое обещание, они были потрясены. Если кто-то из студентов отсутствовал в начале лекции или не успевал вернуться в аудиторию после перерыва, мы запирали дверь и начинали без них. Такой простой жест выражает уважение к личному времени сотрудников, и он поможет вам не отвлекаться от темы и помнить о регламенте Для меня же он значит нечто большее. Если вы не в состоянии начать совещание вовремя, что тогда можно сказать насчет всего остального, что происходит в компании? Значит, вы не можете вовремя производить и доставлять товары или оказывать услуги и так далее. Конечно, есть исключения, но в этом-то и дело: они только исключения.