Всегда заканчивайте совещания за пять минут до назначенного срока. Почему? Этот пятиминутный «люфт» дает людям немного времени перед началом следующей встречи: они смогут выпить кофе, поболтать с коллегами, прочесть несколько писем или не торопясь пройти к месту следующего совещания, если таковое запланировано.
По возможности попробуйте «сжать время». Для этого зарезервируйте зал для совещания на период вполовину меньший, чем тот, что вам изначально показался необходимым. То есть если вы планируете совещание, которое, как вам кажется, продлится час, проведите его за полчаса. Как и многое другое, совещания отнимают у вас то время, какое вы им отводите. Ограничивая время совещания, вы повышаете свою продуктивность и внедряете чрезвычайно прибыльную систему управления временем.
4. Стимулируйте продуктивное общение
Вы замечали, что на совещаниях одни люди всегда говорят много, а другие не говорят никогда? Чтобы сделать совещания продуктивными, нужно вовлекать всех присутствующих, особенно тех, кто обычно хранит молчание, потому что как раз они-то и добавляют ценности обсуждению Начните диалог с новичками или тихонями, а потом уже опрашивайте остальных, в том числе руководителей. Директор должен высказываться последним, чтобы его мнение не влияло на точки зрения группы.
В General Electric я узнал, что можно сделать, чтобы высказались все. Раздайте участникам скрепленные между собой листочки и попросите записать пять-десять идей, по одной на каждом. Однажды я проделал это с клиентом, который хотел найти способы повысить доходы и сократить расходы. Мы собрали сорок его сотрудников в одном помещении, и всего за пять минут у нас оказалось 150 идей, которые вывешивались на стене после того, как автор зачитывал их вслух. Каждый внес свой вклад, даже те, кто написал всего одно-два предложения. После совещания несколько сотрудников сказали, что впервые их кто-то выслушал, услышал или хотя бы спросил, какие у них есть соображения Просто и очень эффективно.
Повысить продуктивность встречи можно следующим образом: следите за тем, чтобы люди не отвлекались, отвечая между делом на письма со своих мобильников или ноутбуков. Я не против, чтобы сотрудники приносили их на совещания (делать записи на ноутбуке весьма полезно), но электронная почта отвлекает. Есть простой выход: позвольте сотрудникам ловить друг друга на переписке «втихую». Скажите им, что, заподозрив кого-то, они могут попросить его прекратить стучать по клавишам и показать всем, чем он занимается. Если удастся поймать сотрудника с поличным, он должен будет выплатить 10–20 долларов в фонд развлекательных мероприятий или благотворительности компании. Работает безотказно. Если же кто-то обвинит другого ошибочно, то обвинитель сам должен будет заплатить этот штраф!