5. Помните о ролях
У каждого совещания должны быть председатель, таймкипер и непосредственные участники.
Председатель.
Председатель определяет тип совещания и проводит его в соответствии с повесткой. Он также закрывает обсуждение за пять минут до истечения отведенного времени. Задача председателя — следить, чтобы обсуждение не отступало от заданной темы. Если же такое случится, он должен остановить его и исправить положение или предложить группе перенести встречу на другую дату Председатель не обязательно организует совещание; это просто человек, который следит за его ходом в штатном режиме.
Совещание всегда должно закрываться вопросом председателя: «Кто что будет делать и к какому сроку?» Пусть каждый объявит, чем из намеченных дел он хочет заняться, и установит срок выполнения своей задачи Так вы исключите вероятность того, что люди уйдут с совещания, не представляя своих дальнейших действий.
После того как председатель закрыл совещание, высший из присутствующих руководителей должен определить, нужно ли еще одно, и если да, то когда его следует провести и кого на него пригласить.
Тайм-кипер, или следящий за временем.
Эта роль говорит сама за себя. Такой человек следит за тем, чтобы совещание не выбивалось из графика, все вопросы повестки были затронуты, а председатель и участники не слишком долго задерживались на каком-то одном предмете дискуссии.
Участники.
Присутствующие не должны быть пассивными наблюдателями. Участников можно привлечь к обустройству того, что я называю «парковкой». Это хранилище всех идей, которые рождаются во время совещания, но не требуют обсуждения на нем. Идеи, оставленные на «парковке», можно рассмотреть позже.
Виды совещаний, которые нужно внедрить прямо сейчас
В этом разделе я опишу совещания разных типов, которые в идеале (на мой взгляд) должны проводиться в любой компании.
Следует помнить, что совещания не могут быть продуктивными, если они нерегулярны. Необходим цикл совещаний разного характера, и они должны проходить даже тогда, когда вы или другие члены команды не можете на них присутствовать. Когда ритм установится, вы удивитесь, как вообще умудрялись что-то делать до этого.
Выездные совещания: ежегодно/ежеквартально
Выездные совещания важны для укрепления сплоченности команды, повышения вовлеченности и продуктивности сотрудников Ежегодные «вылазки» на природу должны длиться около двух дней; с ежеквартальными можно уложиться и в один. Я твердо убежден, что выезжать нужно подальше от офиса. Что-то неуловимо меняется, когда команда выбирается из привычной городской среды и поселяется в домике вдали от отвлекающих факторов вроде баров и ресторанов. Задачи таких выездов — учиться, работать и жить вместе. Я считаю, чем меньше признаков цивилизации в выбранном месте, тем больше крепнут отношения между членами команды. Я люблю вывозить людей туда, где есть возможность для активного отдыха, даже если это простой поход в горы или к озеру.