предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).
Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п. [10]
Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.
Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).
Рис. 3.1. Трехчастная структура документов
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).
Таблица 3.1 Структура таблицы
Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.
Таблица 3.2 Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов
Глава 4 Требования к стилю изложения документов
Под стилем [11] изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:
♦ сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;
♦ активным применением речевых клише;
♦ широким использованием общепринятой [12] терминологии и номенклатурных наименований;
♦ сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;
♦ распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;
♦ внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;
♦ повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;