Делопроизводство. Подготовка служебных документов (Демин) - страница 5

♦ повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

♦ преобладанием предложений с прямым порядком слов;

♦ подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

♦ отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:

♦ выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);

♦ выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов [13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);

♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений [14] (см. ниже в этой главе)).

Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов

1.  Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.

♦ В порядке оказания помощи прошу Вас…

♦ В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…

♦ Ввиду особых обстоятельств…

♦ В связи с завершением работ по…

♦ В связи с принятием решения о…

♦ В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

♦ По взаимной договоренности между…

♦ Согласно Вашей заявке…

♦ Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2.  Формулировки для выражения отказа.

♦ Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

♦ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

♦ Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

♦ Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

♦ Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3.  Формулировки для выражения предупреждения.

♦ Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…

♦ Организация уведомляет Вас о том, что…

♦ Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

♦ Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…

♦ Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

4.  Устойчивые распорядительные обороты.

♦ Ввести в эксплуатацию…