Приступая к просмотру электронной почты, старайтесь полностью «разделаться» с каждым полученным сообщением с первого же раза, чтобы ни в коем случае не возвращаться к нему повторно. Если этого не делать, вас скоро поглотит поток писем! Возможное исключение из правила – сообщения, вызывающие у вас сильный всплеск эмоций. В таких случаях прежде чем ответить, желательно остыть, успокоиться и, тщательно продумав возможные варианты ответа, выбрать самый подходящий. Для этого, конечно же, потребуется какое-то время. Соблюдать осмотрительность и осторожность – лучшее, что можно посоветовать при составлении посланий близким. Не следует под горячую руку писать такое, что не отражает вашего истинного отношения к человеку и в чем вы можете горько раскаяться, едва успев щелкнуть «Отправить».
С учетом описанного выше исключения предлагаю вам три этапа, из которых должен состоять процесс обработки каждого входящего сообщения электронной почты:
▪ прочитайте письмо;
▪ ответьте на него;
▪ сохраните его (или удалите).
Проверяйте электронную почту по мере необходимости
Заблокируйте автоматическую проверку. Либо полностью закройте почтовую программу, либо отключите автоматическую проверку электронной почты и выключите средства оповещения, такие как звуковые сигналы или всплывающие экраны. Если только вы не ожидаете поступления крайне важного сообщения от определенного отправителя, вряд ли есть необходимость немедленно прочитывать каждое присланное письмо и реагировать на него.
Не следует читать письма и отвечать на них в течение дня
Обычно я получаю от пятидесяти до двухсот писем в день. Некоторые из них носят исключительно информационный характер, другие требуют ответа, но лишь очень немногие нуждаются в немедленном ответе. Кроме того, я сообщаю каждому из своих знакомых, что при необходимости срочно связаться со мной следует воспользоваться мобильным телефоном. Невозможно сохранять высокую производительность труда и вместе с тем постоянно реагировать на внешние раздражители, в том числе и на электронную почту. Выберите для себя определенный интервал времени (или несколько интервалов), в течение которого каждый день вы будете проверять электронную почту и отвечать на нее. Установите таймер, и когда заданное время истечет, немедленно прекращайте заниматься почтой. Рабская зависимость от электронной почты – ведь вы опасаетесь скорее показаться невежливым (по причине затягивания с ответом), чем сорвать сроки выполнения своего текущего проекта, – в лучшем случае контрпродуктивна, а в худшем просто опасна для вас.