Центральные аппараты :
1. Главный информационный центр (ГИЦ) МВД России, в составе которого имеется оперативно-справочный отдел, занимающийся учетом лиц, совершивших преступления и отбывающих наказание.
2. Специальный отдел Главного управления исполнения наказания Министерства юстиции Российской Федерации, который ведет количественный учет лиц, отбывающих наказание в исправительных учреждениях, содержащихся в следственных изоляторах.
Инструкция от 25 мая 1999 г. предусматривает местный учет , который осуществляется специальными отделами названных выше учреждений.
Специальные отделы исправительных учреждений ведут персональный и количественный учет осужденных. Они выполняют следующие функции:
• проверяют правильность оформления документов на осужденных при их приеме в колонии;
• учитывают, ведут и хранят личные дела на осужденных, содержащихся в колониях;
• оформляют на осужденных материалы об их переводе;
• оформляют ходатайства о помиловании осужденных;
• оформляют учетно-регистрационные материалы на осужденных для направления их в Главный информационный центр МВД России, информационные центры ГУВД (УВД).
• следят за правильностью оформления судебных документов.
Учетная документация специальных отделов колоний состоит из: журнала учета движения осужденных, регистрации личных дел и учетной карточки, составленной на основании документов личных дел осужденных, поступивших в колонию. Из этих карточек комплектуется алфавитная картотека. Контрольно-сроковые карточки составляются в конце каждого года на основании документов личных дел осужденных, срок наказания у которых заканчивается в следующем году. Таким образом, контрольно-сроковая картотека составляется на один год. Карточки в ней размещаются по датам окончания срока наказания.
56. Личные дела осужденных
Сотрудники специальных отделов ведут личные дела осужденных, уточняют данные, характеризующие их, и содержащиеся в личных делах сведений. Эта работа сопровождается документированием.
Личное дело – это основной документ, в котором отражается ход процесса исправления осужденного. Оно состоит из двух частей и комплектуется в порядке, предписанном Инструкцией Министерства юстиции от 25 мая 1999 г.
Личные дела хранятся в сейфах и металлических шкафах в алфавитном порядке. Для временного пользования (на срок не более 2-х дней) они выдаются работникам оперативного отдела и службы безопасности колонии. Все другие работники (начальники отрядов, сотрудники медицинского отдела и т. д.) знакомятся с материалами личных дел в помещении специального отдела.