Сотрудники специального отдела все документы, приобщенные к личному делу, заносят в описи (отдельно на первую и вторую часть личного дела).
Один раз в год к личному делу осужденного приобщается подробная характеристика о поведении осужденного, об его участии в работе самодеятельных организаций и другие сведения.
В Инструкции Министерства юстиции от 25 мая 1999 г. определен порядок оформления документов о смерти осужденных. При этом к личному делу приобщаются: копии сообщений о смерти в орган ЗАГС и родственникам; копия медицинского документа о смерти; акт о несчастном случае (если смерть наступила в результате несчастного случая); акт судебно-медицинского вскрытия (если оно проводилось); акт о погребении или акт о передаче родственникам трупа; квитанции о высылке (выдаче) законным наследникам личных вещей, денег и ценностей умершего.
Личные дела после освобождения осужденных из исправительных учреждений (или после смерти в период отбывания наказания) сдаются в архивы ГУИН (УИН) Министерства юстиции не позднее месячного срока со дня освобождения (смерти) осужденного.
57. Номенклатура документации различных отделов в исправительной колонии
Отдел безопасности исправительной колонии имеет устойчивую номенклатуру документации. Ее составляют:
• журнал учета чрезвычайных происшествий;
• журнал учета обысков, производимых в штрафном изоляторе и помещении камерного типа;
• журнал учета осужденных, склонных к побегу;
• журнал учета уязвимых для побега мест.
Чтобы повысить эффективность надзора за осужденными, оперативному дежурному исправительной колонии предоставляется ряд документов справочного характера:
• альбом с фотографиями осужденных, склонных к совершению побега;
• выписка из плана действий личного состава при чрезвычайных обстоятельствах;
• схема оповещения личного состава по тревоге;
• схема территорий жилой и производственной зон колонии с обозначенными на ней зданиями, помещениями и подземными коммуникациями и план надзора на сутки.
В распоряжении оперативного дежурного находится три журнала:
• журнал рапортов приема-сдачи дежурств по колонии;
• журнал учета нарушений режима отбывания наказания, допущенных осужденными;
• журнал учета денег и ценностей, изъятых у осужденных.
В журнале рапортов приема-сдачи дежурства вносятся замечания по осуществлению надзора за осужденными и указываются меры, которые были приняты оперативным дежурным для устранения этих недостатков.
В журнале учета нарушений режима отбывания наказания фиксируются: дата и часы допущенного нарушения, его характер; фамилия человека, обнаружившего нарушение (представившего рапорт); фамилия и расписка сотрудника, получившего материалы для проверки; принятые меры.