– транспортные документы;
– страховые документы ;
– таможенные документы;
– транзитные документы;
– санитарные и другие разрешительные документы;
– портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;
– расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;
– извещения об отгрузках, перевалках, прибытии груза, об оплате и т. д.
При оптимизации обработки информации должны выдвигаться следующие основные требования к обработке информационных потоков:
– достоверность и точность информации как основа верности принимаемых решений;
– гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;
– техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);
– обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;
– обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ, если это практикуется партнерами.
Только с помощью налаженной информации можно добиться преимуществ в конкурентной борьбе. Без современного аппаратного и программного обеспечения нельзя добиться соблюдения таких требований к информации, как ее актуальность, скорость, охват достаточно широкого массива данных и их надежность, а также сокращение затрат. Затраты на сбор и обработку информации должны находиться в определенном соотношении с получаемой от нее выгодой. Требуется стандартизация информации и составляющих этапов процесса – это означает установление единых понятий и организационных структур. Требуется синхронизация материальных и информационных потоков с помощью стандартизации соответствующих интерфейсов.
Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В “точках перехода” участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них, и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.