О всех чрезвычайных происшествиях на территории приемного пункта (случаи побега, смерти военнопленного, пожара, беспорядков и т. п.) администрация последнего была обязана немедленно сообщить начальнику УНКВД и одновременно с этим в УПВИ НКВД СССР.
В конце концов удалось наладить систему учета военнопленных. Так, отдел учета пленных Грязовецкого лагеря стал тщательным образом обрабатывать данные о социальном положении и социальном происхождении финских военнослужащих, их возрастные данные, принадлежность к политическим партиям, данные о воинском звании и об образовательном уровне, рабочей специальности и месте рождения. Кроме того, велся учет прибытия и убытия военнопленных, из каких приемных пунктов и госпиталей они попали в лагерь и куда убыли. Данные были сведены в специальные ведомости учета пленных и в апреле 1940 года направлены в УПВИ НКВД СССР.
Благодаря этому мы имеем ценную информацию о финских пленных, содержавшихся в Грязовецком лагере. Например, в строевой записке 2-го отдела лагеря имеются данные о воинских званиях и партийной принадлежности содержащихся здесь финнов. Отдел учета военнопленных свел их в таблицу, выделив при этом в отдельную графу служивших в морской полиции. В графу «прочие» по социальному происхождению и социальному положению была вынесена категория торговцев, фиксировались лица, не имеющие специальности, учащиеся, служившие в армии по найму, работающие в торговом флоте.
В лагере также проводился учет по национальному составу военнопленных. Всего здесь находилось: финнов — 566 человек; карел — 1; финских шведов — 22; шведов, подданных Швеции — 5; русских — 6 человек.
Таким образом, статистический учет военнопленных, находившихся в Грязовецком лагере НКВД, был поставлен хорошо. Данные собирались по всему спецконтингенту. И сегодня возможно восстановить график поступления в лагерь военнослужащих финской армии по месяцам:
График поступления финских военнопленных в Грязовецкий лагерь:
| Месяц и год | Количество финских военнопленных |
|---|
| Декабрь 1939 | 98 |
| Январь 1940 | 103 |
| Февраль 1940 | 55 |
| Март 1940 | 340 |
| Апрель 1940 | 4 |
| За Зимнюю войну в целом | 600¹ |
¹ РГВА, ф. 1п, ф. 2е, д. 17, лл. 92–94.
Увеличение количества военнопленных, поступивших в лагерь в марте 1940 года, связано с переводом в Грязовец финских военнослужащих, содержавшихся в других местах, перед их отправкой в Финляндию.
Вместе с тем можно восстановить и картину убытия военнопленных из Грязовецкого лагеря: в апреле 1940 года на родину были отправлены 599 человек.
Советская идеология рассматривала военнопленных как потенциальных проводников идей коммунизма в их родной стране. Для этого надо было лишь выявить, а если необходимо, и изменить их политические воззрения. Естественно, что для успешного выполнения поставленных задач необходимо было ясно и четко представлять социально-политический портрет пленного. На это было ориентировано указание УПВИ НКВД № 25/11805 от 9 декабря 1940 года. Данный документ предписывал аппарату лагерей проводить тщательную работу с военнопленными с целью выявления среди них «социально близких», то есть тех, кого в дальнейшем можно использовать в политической и пропагандистской работе как на родине, так и среди войск противника на фронте.