.
Прекратите возводить бумажные горы
Если поверхность вашего письменного стола напоминает топографическую карту, то вы, вероятно, защищаете этот беспорядок словами «я знаю, где что лежит». Не сомневаюсь, что это действительно так. У меня самой стол был вечно завален бумагами, но я всегда находила среди них нужную. Однако это вовсе не значит, что правильно продолжать в том же духе.
Если бумаги упорядочены, повышается производительность труда. К тому же у ваших коллег появляется возможность найти необходимую информацию в случае вашего отсутствия в офисе. А у окружающих, когда они видят ваш аккуратный рабочий стол, сложится о вас положительное мнение как о человеке, который успешно справляется с должностными обязанностями и способен качественно обслужить клиента. ЛСД позволит вам быть более продуктивным и творческим работником, а также чувствовать себя комфортно в своем офисе. И самое важное: стоит только навести порядок в бумагах, и его поддержание превратится в привычку.
Признаки правильной системы хранения документов
Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?
Правильная система хранения документов имеет семь признаков.
1. Вы можете быстро найти нужную информацию.
2. Она организована по категориям.
3. Система понятна даже людям, которые не пользуются ею регулярно.
4. Поддерживать в ней порядок несложно, и он действительно поддерживается.
5. В нее легко добавлять новые документы.
6. Информация разбита на категории в логическом порядке.
7. Система выявляет внутренние связи между документами ЛСД.
Важно создать схему хранения документов, которая бы соответствовала этим семи правилам. Очевидно, что если вы вносите нечто в некую систему, то должна быть возможность вновь найти этот внесенный объект (признак 1). Также очевидно, что никто не захочет полностью менять привычную схему каждый раз, когда в нее нужно что-то добавить (признак 5). Однако остальные пять свойств требуют некоторых пояснений.
Признак 2 — информация упорядочена по категориям — говорит о физической структуре картотеки. Организация данных должна отражать специфику вашей деятельности. Если вы работаете с клиентами, то, вероятно, подойдет классификация сведений о них. Если же создаете какие-то изделия, то нужно распределение по продуктам. Ниже я дам вам конкретные советы по созданию категорий.