Когда я выполняла исследования при подготовке данной главы, несколько компаний любезно разрешили мне прийти к ним в офис и обследовать их картотеки. Меня интересовало не содержание документов, а то, каким образом информация попадает в «Собрание данных» организации. Как они решают, что нужно сохранить? Как систематизировали информацию? Как обучают персонал пользоваться системой?
Среди всех изученных мною компаний наиболее творчески к созданию картотеки подошла одна юридическая фирма. Ее клиенты рассредоточены по всей территории США, поэтому документы классифицированы по географическому признаку. Юридические бумаги, относящиеся к клиентам на Западном побережье, находятся в западной части комнаты, а документация по жителям Восточного побережья — в восточной. Второй уровень распределения — по штатам, а в пределах одного штата — по кодам аэропортов. Если какому-нибудь юристу нужно лететь на встречу в Лос-Анджелес, то документы по проживающему там клиенту находятся в шкафу, помеченном «LAX». Структура картотеки показывает, каким образом сотрудники фирмы используют информацию.
Хотя такая система прекрасно удовлетворяет потребности служащих данного юридического учреждения, мне она не подошла бы, поскольку в моей работе географический признак значения не имеет. Но ей присущи все семь условий правильного хранения документов. Найти нужную информацию можно быстро; данные классифицированы по географическому признаку; постороннему человеку не сложно ориентироваться; систему легко поддерживать в порядке; вносить новые сведения не составляет труда; использована единая система наименований; юристы могут мгновенно установить связи между делами клиентов, всего лишь взглянув на группу файлов под одним кодом аэропорта. Пример этой юридической фирмы показывает, что единственно правильного решения для всех организаций нет. В каждом конкретном случае нужно создавать собственную оптимальную систему.
Структура системы хранения документов
Мы уже выяснили, что «Личное собрание данных» (ЛСД) состоит из документов двух категорий — ПСЗ («Прикрыть свою задницу») и «Расширенное знание». Но если вы хотите создать «правильную систему хранения данных», имеющую семь рассмотренных выше признаков, то прежде чем приступать к сортировке бумаг по категориям, составьте план. С его помощью вы выполните рутинную часть работы по формированию картотеки быстрее, проще и с более высокой производительностью. Разработайте оптимальную систему сегодня — и в дальнейшем будете пожинать щедрые плоды своих усилий.