Управление проектами от А до Я (Ньютон) - страница 46
Хорошие менеджеры проектов считают, что неразрешимых проблем не бывает. Анализ ситуации и быстрое принятие решений гарантируют успех любого проекта. Это не значит, что хорошие менеджеры умеют добиваться невозможного, просто гибкость и творческий подход в устранении возникающих препятствий позволяют им с честью выходить из трудных ситуаций.
При отставании от плана хороший менеджер проектов всегда считает, что выход из создавшегося положения есть, ищет его и решает проблему.
Ключевые факторы успеха
5
Будьте гибкими и креативными
Хотя выполнение проекта опирается на подробно составленный план, работа идет не по шаблону и сопряжена с постоянными вызовами. Необходимо гибко реагировать на них и, если ваши действия не приносят успеха, искать иной, более креативный подход. Если вам кажется, что возникшая проблема непреодолима, постарайтесь взглянуть на нее с иной точки зрения, и, скорее всего, вы найдете выход. Привлекайте к обсуждению проблем команду проекта – так вы можете получить довольно ценные рекомендации.
Шаг 4.5. Выявляйте и устраняйте проблемы
Сначала проблем у вас почти не будет, помимо перечисленных в описании проекта. Но в ходе выполнения они начнут появляться. Всегда возникают какие-то непредвиденные обстоятельства. И одна из важнейших задач менеджера проекта состоит в том, чтобы решать проблемы. Успешен не тот проект, с которым не было проблем, а тот, который выполнен, несмотря на все сложности, с ним связанные! Хороший менеджер проектов, в отличие от среднего, способен преодолевать возникающие трудности.
Члены команды проекта должны немедленно сообщать вам о появлении любого затруднения. Чтобы быть в курсе, во время еженедельных рабочих совещаний уточняйте у них, не возникли ли новые трудности. Проблемы могут нарастать (в крупном проекте их бывает десятки и сотни), поэтому вы всегда должны контролировать ситуацию.
Узнав о проблеме, занесите ее в реестр – это простейший инструмент управления проблемами. По каждой проблеме в него должны быть внесены следующие сведения:
• описание проблемы;
• дата выявления;
• влияние на проект;
• исполнитель, ответственный за ее устранение;
• действия по решению проблемы;
• срок, к которому ее необходимо решить;
• дата следующего отчета о ходе решения проблемы;
• является она открытой (О) и по-прежнему тормозит выполнение проекта или закрытой (З), т. е. была решена.
Пример реестра проблем для проекта переоборудования офиса приведен в табл. 4.2.
Следует управлять проблемами так же, как и другими задачами в рамках проекта: ежедневно просматривать реестр и проверять, как они решаются. Регулярно уточняйте ситуацию у сотрудников, ответственных за решение той или иной проблемы. Если проблема сильно влияет на проект или приближается срок, к которому ее нужно решить, справляйтесь о положении дел ежедневно, пока не убедитесь, что все сделано. На еженедельных рабочих совещаниях проверяйте, как ответственные за решение проблем выполняют свою работу. Указанный в реестре срок решения проблемы, как и дата завершения задачи по плану, не должен сдвигаться. Если решение проблемы требует большего времени, устанавливайте «сроки получения информации», это поможет вам контролировать процесс.