Управление проектами от А до Я (Ньютон) - страница 49
Действия будут зависеть от информации, которую вам удастся собрать. Вам следует проанализировать ее, решить, что делать дальше, и выполнить запланированное. Инструменты управления проектами подскажут, где требуется ваше вмешательство (например, чтобы наверстать упущенное время или устранить проблемы), но не могут решить за вас, что именно следует делать. Искать решения и осуществлять их на практике вам придется самому.
В табл. 4.6 приведены примеры типичных проблем и рассказано о мерах по их устранению.
Шаг 4.9. Держите заказчика в курсе проблем
В ходе выполнения проекта время от времени возникают проблемы. Как менеджер проекта, вы должны стремиться предотвращать их или минимизировать их влияние. Однако при всей организованности, тщательности и дисциплинированности вы – не волшебник, так что возможны и нарушение сроков, или превышение бюджета.
Хороший менеджер отличается от плохого, в частности, тем, что умеет вовремя увидеть возможность наступления того или иного риска (для этого и нужен реестр рисков) и вовремя отреагировать на него. Если возникает проблема, заказчик должен знать о ней; не следует делать из этого секрет. Хотя никто не любит сообщать неприятные новости, скрывать их и, возможно, способствовать усугублению ситуации – еще хуже.
Ключевые факторы успеха
7
Поддерживайте взаимодействие
Управление проектами – это, по сути, управление людьми. Нужно внимательно выслушать вашего заказчика, чтобы понять, чего он хочет, объяснить исполнителям, что требуется от них, проинструктировать команду о последовательности задач и отслеживать возникающие проблемы.
По большей части ваша работа строится на непрерывном взаимодействии с людьми. Хорошие менеджеры проектов уделяют много внимания работе с заказчиками, командой проекта и всеми, кто может повлиять на ход выполнения проекта. От того, насколько эффективно вы общаетесь с людьми, зависит ваш успех в управлении проектом.
Часто заказчики вполне удовлетворены проектами, завершившимися с опозданием или с небольшим превышением бюджета. Впрочем, такое может быть лишь в том случае, если вы держите их в курсе всех дел, а причины опоздания и перерасхода им понятны. Вы должны создать хорошие взаимоотношения с заказчиком и оперативно уведомлять его о задержках, возникающих по ходу выполнения проекта.
Шаг 4.10. Обновите план или бюджет проекта
План и бюджет – это прогноз сроков выполнения и стоимости проекта, который вы делаете в начале работы. Успех определяется правильностью вашего прогноза. Однако план и бюджет – это инструменты, с помощью которых вы управляете проектом. Когда они начинают сильно расходиться с реальностью, необходимо их обновлять. Но обновление – экстраординарная мера, поскольку этим вы, по сути, меняете способ выполнения проекта и основу его оценки.