Попытки организовать день с помощью десятков систем, напоминаний, календарей и стикеров Post-it могут запутать даже очень организованного человека. Чтобы достичь оптимального уровня продуктивности, лучше свести разные системы к минимуму.
Вот три метода для объединения задач и соответствующие инструменты, которые помогут повысить продуктивность и перевести ее на новый уровень.
Объедините задачи, проекты и мероприятия
Из всех организационных инструментов я предпочитаю приложение для управления проектами. В сущности, это и есть знаменитый стикер Post-it, расширенный и дополненный. Это исключительный инструмент для организации всех задач, проектов и списков в личной и профессиональной жизни. Некоторые приложения могут одновременно служить ежедневниками, инструментами для общения и личными помощниками. И несомненно, такое приложение – самый важный элемент в моем арсенале продуктивности.
Вы годами использовали подобный инструмент, сознательно или неосознанно. Составляя список дел, отмечая назначенную встречу в календаре или расставляя приоритеты на день, вы управляете своими задачами.
Я надеюсь, что вы не попали в ловушку, пытаясь управлять ежедневными задачами с помощью десятка разных способов. Я начал именно с этого: царапал список необходимых покупок в блокноте, найденном на кухне, записывал свою цель пробежать новый марафон в документе Word и планировал мероприятие в Outlook на офисном компьютере.
Прочитав книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и освоив его методы, я объединил все задачи, проекты, мероприятия, списки и разные дела в Nozbe, единственной цифровой системе для управления проектами. Лично я использую и обожаю Nozbe, но вы можете выбрать и другое приложение (например, Wunderlist, OmniFocus или Apple's Reminders), ведь ваши потребности, вероятно, будут весьма отличаться от моих.
Секрет здесь в том, чтобы найти одну систему, которой вы доверяете, и «загрузить» в нее свою жизнь: от личных задач до рабочих проектов и прочего. Поразительно, насколько просто контролировать свою жизнь, если все находится в одном прекрасно организованном месте.
Объедините документы, файлы и папки
После выпуска из университета в 2007 году я купил деревянный шкаф для хранения документов, рассчитывая, что он прослужит мне очень долго. За год я перешел на безбумажный образ жизни и освободил этот шкаф.
Одним из самых верных решений, которые я принял в первые месяцы после выпуска, стало объединение цифровых документов, файлов и папок в одном месте. Хотя я впоследствии переместил эти документы, система осталась нетронутой и по-прежнему отлично мне служит.