• Вы хотите, чтобы ваша команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы.
• Вы хотите поделиться информацией, поставить коллектив в известность о конкретной ситуации или четко показать свою позицию по тому или иному вопросу.
• Вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения.
• Вы считаете, что нужно четко объяснить работу по решению определенной проблемы или вопроса.
• Вы считаете, что ваши сотрудники испытывают необходимость в собрании.
Собрание не следует проводить, если…
• Вопрос индивидуальный и может быть улажен один на один.
• У вас нет времени на подготовку.
• Для данной цели существует возможность использовать другой метод: записка, электронная почта, телефонный звонок.
• Вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время.
• Вашим сотрудникам нужно время, чтобы войти в курс дела.
• Вопрос уже решен.
• Каким должен быть результат этого собрания?
• Кто должен присутствовать?
• Какие основные вопросы, что второстепенно?
• Как лучше построить собрание?
• Какова структура собрания?
• Сколько времени можно выделить на собрание?
• Что необходимо подготовить – отчеты, анализ?
• Имеют ли сотрудники информацию о целях, вопросах, времени собрания?
• Что случится, если мы не проведем это собрание?
• Сообщайте цель.
• Определяйте задания и действия.
• Придерживайтесь регламента.
Ведение собрания
• Делайте вступление к теме.
• Поощряйте дополнения.
• Наблюдайте за обсуждением: используйте полномочия своей должности для контроля.
Принятие решения
• Принимайте решения и постановления.
• Проверяйте понимание и согласие следовать принятому решению.
Действие
• Подводите итоги.
• Представляйте краткий план действий.
• Определяйте/распределяйте ответственность за выполнение.
Тайм-менеджмент собраний
• Максимальной длительностью собрания считается 30-40 минут;
• Время рассмотрения одного вопроса не должно превышать 15 минут;
• Оперативное и инструктивное собрание не должно длиться более 10-15 минут;
• Собрание-«летучка» проводится, как правило, в течение 5-10 минут;
В ходе достаточно длительного собрания рекомендуется делать перерывы, иначе через два часа у участников наступит период «отрицательной активности».
Рекомендации по управлению временем собраний
Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе собрания руководитель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт.
Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Даже если обсуждаемые темы пересекаются, по каждому из вопросов должен быть подведен четкий итог.