Заканчивайте точно в срок. Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул – скорый уход из конференц-зала. Будет замечательно, если вы сможете завершить собрание несколькими минутами раньше срока, но ни в коем случае не задерживайте участников дольше, чем было обещано.
Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Приглашать на собрания имеет смысл только тех, кто действительно нужен, не опасаясь оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Аналогично, не следует задерживать участников, вопросы которых уже решены. Присутствующим наверняка есть чем заняться, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение.
Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно сделать внеплановый перерыв, или же просто снять напряжение хотя бы шуткой.
Избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего собрания и подготовиться к следующему.
Причины неэффективности собраний
• Неподготовленность ведущего либо участников.
• Отсутствие или несоблюдение регламента.
• Избыточное число участников.
• Отсутствие повестки дня.
• Отсутствие протокола
• Отсутствие контроля за исполнением принятых решений.
• Слабое руководство ведением собрания.
• Необязательность присутствия.
• Неконструктивное обсуждение.
• Отсутствие уверенности участников в важности собрания.
• Игнорирование установленных процедур.
Для лучшего ведения собрания необходимо:
• Концентрируйте повестку дня на предстоящих действиях, а не на обсуждении уже полученных результатов.
• Проинструктируйте команду о целях собрания и требованиях, которые будут к ним предъявляться.
• Никогда не критикуйте людей на собраниях за плохую работу (делайте это в частном порядке), но всегда отмечайте хорошую работу.
• Суммируйте итоги дискуссии и согласуйте с командой свои дальнейшие действия.
• Держите под контролем сильных в профессиональном плане работников команды и вовлекайте сотрудников послабее.
• Опросите всю команду, прежде чем принимать решение;
• Придерживайтесь отведенного времени и дорожите каждой минутой.
• Оставайтесь активным и сохраняйте живой темп на протяжении всего собрания.
• Фиксируйте все договоренности.