Систематический контроль задач сотрудника может занимать много времени, поэтому не все руководители это делают. Но, по нашему опыту, это очень полезно. Так видны все важные вопросы, команда в курсе событий, а вы снижаете риск возникновения проблем.
Обсудите составленный план со своим руководством: согласуйте его, заручитесь поддержкой и попросите о помощи, если нужно. Если у вас нет непосредственного начальника, для оценки своих решений обратитесь к коллеге или важному члену команды.
Для этого:
• спросите одного или нескольких подчиненных, какие 2–3 важные задачи выполнял отсутствующий сотрудник, невыполнение каких обязанностей может привести к срыву дедлайнов;
• распределите его работу: что можно делегировать, что можете сделать вы, что может подождать;
• проведите встречу с коллегами или начальником, чтобы обсудить и дополнить план действий.
Согласуйте план с руководством
В период отсутствия сотрудника важно согласовать планы с собственным руководителем и грамотно перераспределить работу в отделе. Есть необходимость отсрочить запланированные проекты, пересмотреть их или даже отменить? Нужны дополнительные ресурсы или временные сотрудники? Необходимо снизить для отдела показатели эффективности и пересмотреть обязательства по договору с заказчиком? Такие обсуждения нужны для поддержания в команде благоприятных условий на период отсутствия сотрудника или постепенного выхода на работу.
Не все руководители готовы обсуждать отсутствие сотрудника с собственным начальником из-за возможной негативной реакции, но от этого никуда не деться. Общение с руководителем поможет выявить все отрицательные факторы, влияющие на команду. Всегда держите в голове, что уход на больничный может отражать общие проблемы: с рабочей обстановкой или с организацией рабочего процесса в отделе и во всей компании. Ваши наблюдения помогут начальству правильно повлиять на работу вашей команды.
Обсудите с ним:
• ваши выводы и решения касательно расстановки приоритетов;
• хватит ли у отдела ресурсов, чтобы справиться с задачами отсутствующего сотрудника, или вам нужна помощь? Какая?
• нужно ли пересмотреть показатели эффективности отдела?
• одинаково ли вы смотрите на сложившуюся ситуацию и готовы ли вы ждать возвращения сотрудника;
• требует ли ситуация изменить подход к профилактике стресса в отделе и организации в целом.
Обсудите ситуацию с командой
Нетрудоспособность сотрудника может негативно сказаться на его коллегах. Кто-то может испытывать чувство вины за то, что не заметил проблемы раньше, за недавний упрек или замечание. Кто-то может разозлиться из-за того, что срывается важный проект, или сомневаться, что сотруднику действительно нужен больничный. Ваша задача – не допускать сплетен и роста негативного настроения в команде.