Следовательно, "нечаянность уничтожения" должна быть тщательно спланирована. Самый правильный в этом смысле способ – передать документы в какое-нибудь официальное учреждение, которое потом сгорит. Это работа для профессионалов. Они разрабатывают специальные операции и весь грех уничтожения документов, всю ответственность берут на себя. Сгоревшие вместе с вашими документы других предприятий только подтверждают вашу непричастность… Это намного дешевле, чем пожар или наводнение в вашей бухгалтерии. Но дороже, чем в последний момент спрятать документы в гараже (который обязательно обыщут) и сказать, что пришел какой-то дядька и все унес. У дешевого способа с дядькой есть один большой минус: у вас не будет официального документального подтверждения уважительных причин утраты документов. А отсутствие такого документа налоговые опера расценивают как умышленное сокрытие документов.
Такова узаконенная практика.
Еще одно подтверждение необходимости своевременного уничтожения бухгалтерских документов – сложившаяся практика внезапного их захвата, вплоть до привлечения к этой важнейшей операции подразделений физзащиты.
Если к уже сказанному здесь добавить, что каждый ваш документ, попавший в руки опера или ревизора, обязательно будет использован против вас, то станет ясным, что никто, повторюсь, никто документов видеть не должен!
Вы, скорее всего, возразите: "Как же работать без документов?
Если налоговая инспекция придет, то попробуй не предъявить документов. Расчетный счет предприятия могут заморозить". Это верно. И не только могут, а обязательно заморозят. Если взамен этих документов вы не предъявите официальную справку о передаче документов в специальный орган или официальную справку о пожаре, где они сгорели, или другую предусмотренную законом справку. По обстоятельствам вы можете справку придержать до прихода грозных оперов, а "девочке из налоговой инспекции" привезти с чужой дачи документы. Выбор за вами.
Обычно предпринимателям, проработавшим с документами не один год и вложившим в их составление всю свою изобретательность, не истраченную на зарабатывание денег, кажется, что документы у них в полном порядке. Однако положа руку на сердце вспомните, что больше половины из них рассчитаны на "девочку из налоговой инспекции" и не выдержат элементарной встречной проверки. Вспомнив, вы начинаете беспокоиться: как быть?
Ведь действительно: в экземплярах накладных у поставщика цены или количество товара сильно отличаются от содержания ваших экземпляров. Это как минимум должностной подлог. Вспомните, сколько раз вы получали и отправляли деньги по письмам, которых ваши партнеры не писали, и вам станет не по себе, захочется все эти бумаги куда-нибудь убрать подальше. И вы будете совершенно правы.