Как уже отмечалось, работой стенда должен управлять назначенный приказом или распоряжением руководитель стенда. Он несет персональную ответственность за состояние стенда, его безопасность, за персонал. Руководитель стенда отвечает за выполнение всех поставленных руководством фирмы целей, которые должна достичь команда при работе на выставке. Результативность участия в выставке, естественно, зависит и от команды, которую возглавляет руководитель.
Необходимо рассмотреть, что лежит в основе успешной работы всего коллектива и отдельно каждого сотрудника, как и сколько должен работать персонал различных эшелонов.
Первый и третий эшелоны могут работать по четыре часа, а затем их, как правило, заменяют другие сотрудники.
Секрет успеха!
Отдых, по И. П. Павлову, – «это переключение деятельности». Персонал каждого эшелона в период отдыха может выполнять некоторые задачи другого эшелона.
Как известно из зарубежных источников информации, максимальная эффективность работы на стенде достигается в случае смены персонала через каждые два часа. Это может быть режим: два часа работы – два часа отдыха. Для стендистов, работающих на наших выставках, это практически нереально, поскольку число специалистов на выставке всегда ограничено, поэтому руководителю стенда всегда нужно предусмотреть и запланировать перерывы для сотрудников и для себя, о чем обычно многие забывают.
Кроме того, как показывает опыт, иногда необходимо предусмотреть одного или нескольких сотрудников в резерв, для возможной замены кого-то в случае болезни или других непредвиденных обстоятельств.
Планирование и управление работой стенда
Основными задачами руководителя стенда на этом этапе являются:
– приемка стенда у организаторов перед началом выставки;
– поручение конкретных заданий с указанием сроков руководителям эшелонов и отдельным сотрудникам;
– разработка рабочего плана для каждого эшелона и составление расписания для сотрудников стенда;
– организация и прием важных посетителей;
– при необходимости оказание помощи сотрудникам в переговорах с клиентами;
– сбор, анализ и передача важной информации на фирму для принятия оперативных решений руководством.