Практический опыт работы в выставочной деятельности позволяет сделать вывод о том, что независимо от количества эшелонов и общего числа сотрудников необходимо назначать заместителя руководителя стенда. Это связано с большой динамичностью на выставке, постоянно изменяющимися внешними условиями. Руководитель стенда иногда вынужден по непредвиденным заранее обстоятельствам покидать стенд на короткий или более продолжительный срок, поэтому заместитель руководителя стенда должен быть назначен заблаговременно.
Организация работы выставочного стенда
Руководитель стенда должен своевременно – до начала выставки, а не до ее официального открытия – убедиться в том, что весь стенд смонтирован по согласованному ранее плану, все экспонаты и оборудование на месте. Он должен убедиться, что оформление стен, пола, потолка в порядке; надписи, наглядная информация выполнены без ошибок; рекламные, раздаточные материалы в достаточном количестве и все необходимое для приема посетителей имеется. Руководителю стенда нужно лично убедиться в том, что все оборудование правильно функционирует, что свет и дополнительная подсветка включаются и все установленное на стенде оборудование работает согласно документации.
Перед открытием выставки накануне вечером необходимо провести рабочее совещание, его обычно проводит высшее должностное лицо фирмы, в чьи компетенции входит курирование направления маркетинга, в частности выставочная деятельность. На этом совещании происходит представление членов коллектива, включая привлеченный персонал, всем участникам напоминается кодекс поведения на выставке, сообщается информация о выставке в целом, перечисляются мероприятия и особые события во время выставки, уточняются цели и задачи компании, отдаются конкретные распоряжения и инструкции. В частности, уточняются распределение обязанностей в соответствии с планом и работа персонала по эшелонам.
Для сотрудников, работающих непосредственно на стенде, даются комментарии к важным документам фирмы, разъясняются техника и технология организации обслуживания посетителей и ведения документации по их учету.
Отдельно формулируются поручения специалисту по связям с общественностью и определяются правила работы с прессой, администрацией всех уровней и организаторами выставки.
Затем руководитель стенда разъясняет план и порядок работы каждого сотрудника в первый день – день открытия выставки. В плане должно быть четко распределено, кто именно отвечает за выполнение отдельных работ, заданий и поручений.
Кроме того, каждый выставочный день должен начинаться с небольших собраний, летучек, на которых рассматривается детальное расписание на день. В этом расписании определяются начало и конец рабочего дня и устанавливается время перерывов.