• Задания, которые вы можете делегировать – те, которые выполняли бы другие сотрудники, если бы обладали достаточными знаниями и умениями. Делегирование таких заданий дает людям реальную возможность развить собственные способности. Но вначале нужно убедить их в том, что неизбежное в таких случаях посещение тренингов и обучающих классов будет способствовать приобретению ими соответствующих навыков.
• Задания, выполнение которых вы должны оставить за собой. Это те обязанности, которые составляют ядро сферы вашей компетенции. К ним относятся планирование будущей деятельности, разработка перспектив, наблюдение за действиями других людей; поддержка, оценка и поощрение. Если все или что-либо из вышеперечисленного имеет непосредственное отношение к вашей деятельности, лучше выполнять это самому – разве что у вас есть равный вам по компетентности заместитель.
Этот анализ полезен, потому что помогает понять, что вы по-прежнему выполняете отдельные функции, хотя вполне могли делегировать их еще несколько лет назад. Однако это не означает, что вы должны делиться только неприятными заданиями, оставляя себе приятные. Нельзя также поручать те задания, которые вы находите трудными даже для себя. Если проблемы есть у вас, то маловероятно, что другие справятся лучше.
После принятия решения о делегировании какого-то специфического задания должно последовать детальное изучение его сути. Та работа, которую вы выполняете без долгих раздумий, почти автоматически, поскольку это входит в сферу вашей компетенции с незапамятных времен, может на первый взгляд выглядеть обычным рутинным заданием. Но впоследствии может оказаться, что оно потребует вашего личного вмешательства или применения всесторонних навыков, которыми не обладает никто другой (вот почему это и отнесено к кругу ваших обязанностей). Вышеперечисленное подразумевает глубокий анализ сути задания и определение:
• способностей, необходимых для выполнения поручения;
• действий, которые нужно предпринять, и оборудования, которое должно быть использовано в ходе осуществления порученного задания;
• взаимоотношений с другими людьми, необходимых для завершения всего комплекса работ.
Таким образом, в первую очередь следует обратить внимание на навыки и умения, необходимые для эффективного выполнения/
Инвентаризация архива. Вам уже не удается срочно найти необходимую информацию, поэтому необходимо усовершенствовать систему ее хранения. Это задействует:
• способности: логическое мышление;
• действия: сортировка файлов, системное расположение информации;