В широком смысле слова документами считаются любые носители письменной информации, а следовательно, и акты, но действующее законодательство применяет другую терминологию, которую мы используем в изложении данного вопроса. В личных документах констатируются факты, характеризующие личность гражданина, — имя, отчество, фамилия, время рождения и место рождения, социальное положение, образование, иные анкетные данные и т. п. Особенностью этого вида письменных доказательств является то, что они, как правило, составляются на специально изготовленных бланках, имеющих строго определенные реквизиты (серии, номера, печати, гербовую бумагу и т. д.).
Документами являются также письменные носители, которые удостоверяют определенные факты, связанные с совершением юридически значимых действий. К ним относятся: договоры, заявки, повестки, квитанции, платежные документы, авансовые отчеты, акты ревизий и т. п. Существо этих юридических документов состоит в фиксации волеизъявления соответствующих лиц на совершение каких-либо действий. Документам этого вида, безусловно, присуща определенная форма, но она менее всеобъемлюща и детальна, чем форма актов по применению права или личных документов. Таким образом, юридическими документами являются такие носители письменной информации, которые предназначены для подтверждения юридических фактов или личности лица и составлены в специально предусмотренной законом форме.
Юридические документы составляют лишь часть письменных доказательств. Не все письменные носители информации предназначены для установления юридических фактов и не все они излагаются в предусмотренной законом специальной форме. К числу доказательств такого вида прежде всего следует отнести письма делового характера по самым различным вопросам: извещение о подготовке научной конференции, просьбу от оказании технической помощи, заключение по выполненной работе, ходатайство о предоставлении земельного участка и т. п. Они могут быть использованы в суде для установления обстоятельств, имеющих значения для дела. Личная переписка граждан также относится к числу письменных доказательств. Она, конечно, никогда не излагается в каких-либо специальных формах, но иногда может прямо использоваться для подтверждения юридических фактов (например, личное письмо, содержащее признание лицом своего отцовства). Для личной переписки характерно, что в большинстве случаев ее участники не предполагают юридического значения тех сведений, которые излагают. Сведения могут приобрести, а могут и не приобрести юридического характера в зависимости от обстоятельств конкретного случая.