• Средства связи. Электронное взаимодействие с другими членами бригады с помощью возможностей мгновенного обмена сообщениями в рабочем пространстве. Определение момента изменения информации с помощью оповещений. Обсуждения проблем или документов с помощью общих или специализированных компонентов.
• Управление проектом. Назначение основных задач проекта отдельным лицам с помощью списка задач. Наблюдение и отслеживание выполнения задач с помощью списка задач и различных отображений этого списка. Централизация и распределение такой информации, как цели, повестки и решения для совещаний по проекту, в одном месте с помощью рабочих пространств совещаний. Предоставление руководству отчетов о состоянии на основе информации в элементах задач.
• Управление документами. Наличие единого места для хранения документов с помощью общедоступных библиотек документов. Управление пересмотрами документов с помощью сдачи и изъятия документов и функции хранения версий. Управление публикацией документов с помощью утверждения контента. Повышение возможностей поиска конкретных документов с помощью назначения им тем и классификаций для выборки по метаданным, прикрепленным к документам.
Реализация решения совместной бригадной работы с помощью SharePoint
Сайт совместной бригадной работы реализуется с помощью бригадного сайта SharePoint. В бригадном сайте для управления документами создается общедоступная библиотека документов, а для назначения ответственных — список задач. Утверждение контента выполняется для библиотеки документов с помощью назначения роли утверждающего в диспетчере проекта. Рабочие пространства документов используются также для хранения отдельных документов, чтобы обеспечить непосредственный доступ из приложений SharePoint 2010. Бригада использует обсуждение документов для обмена мнениями о содержимом документа и общие обсуждения для других элементов, связанных с проектом. Бригадный сайт является частью реализации SharePoint, в которой определены источники контента для поиска релевантной информации и архивных документов.
Примерные рекомендации по использованию решения совместной бригадной работы
В данном разделе приведены некоторые идеи по добавлению в решение бригадного сайта ранее рассмотренных элементов. Крупные задачи проекта можно занести в список задач, поручить отдельным членам бригады, а затем отслеживать их выполнение с помощью диспетчера проекта. Список задач можно также использовать для отчетов о состоянии дел.
Пользователи могут первоначально создавать документы с помощью приложений Microsoft Office 2007/2010, а потом сохранять их в рабочем пространстве документов. Члены бригады могут использовать рабочее пространство документов как средство для мгновенного обмена сообщениями по вопросам, связанным с проектом. Обсуждения в рабочем пространстве документов можно использовать для сбора отзывов и рекомендаций по содержимому документа.