Ни в коем случае не реагируйте на его враждебность. Фразы типа «Не повышайте на меня голос», «Почему вы на меня кричите» только еще больше выведут из себя недовольного клиента. Дайте ему «выпустить пар» и только потом приступайте к конструктивному разговору.
Не забывайте об известной истине: недовольный пациент расскажет о негативе 10 людям, а довольный – о том, что ему все понравилось, лишь одному или двум. Проблемы клиента влияют на бизнес гораздо больше, чем его удовлетворение.
Если с жалобой работает ваш администратор, он должен извиниться, даже если вина лежит на самом клиенте. В случае когда недовольный пациент дошел непосредственно до вас, как до руководителя, вы также в обязательном порядке принесите свои извинения. Конечно, не вы лично работали с ним, но вы наняли того человека, который вызвал его недовольство. Признайте справедливость его претензий и выразите понимание тех чувств, которые он испытывает.
Предложите вариант компенсации материального и в особенности морального ущерба. Какая это будет компенсация, решайте сами: возможно, скидка на следующее посещение (кстати, это станет мотивацией для пациента все-таки вернуться к вам), некий подарок, сертификат на какую-то из ваших услуг. Компенсация должна быть! Психология человека такова, что мы очень любим получать что-либо даром. Поэтому какой-то подарок непременно настроит вашего жалобщика на более спокойный лад. Тем более зачастую люди идут именно за компенсацией, а не за справедливостью.
Сообщите клиенту, какие действия вы собираетесь предпринять, чтобы подобной ситуации не возникало впредь. Если жалоба поступила на ваших сотрудников, то вы можете рассказать, какие штрафные санкции к ним будут применены. Поинтересуйтесь, устраивает ли жалобщика такой вариант разрешения конфликта. Людям нравится, когда с их мнением считаются, когда они могут что-то решать. Также пообещайте, что со всем персоналом будет проведена беседа о том, как правильно работать с клиентами.
Теперь главный момент. На следующий день обязательно свяжитесь с человеком, оставившим жалобу. Это очень важно. Расскажите, что по его жалобе работа проведена, виновные наказаны, впредь такого не повторится, приходите – проверьте. Тогда этот человек, несмотря на недовольство, станет вашим самым лояльным клиентом. Его «зацепит» то, что к его проблеме отнеслись серьезно, что его жалоба послужила причиной каких-то изменений в работе стоматологии. Конечно же, ему захочется проверить, а действительно ли вы исправили свои недоработки.
Алгоритм работы с жалобами клиентов должен быть расписан во внутреннем регламенте стоматологии. Возможно, он будет занимать всего лишь поллиста, но персонал обязан его знать.