Первый из этих способов – формализацию социальных отношений – можно считать одним из самых замечательных и древних изобретений человечества в области социальной инженерии. Упрощая социальные отношения путем их ограничения с помощью безличных норм и правил, закрепленных в официальных документах, законах, инструкциях, формализация сделала поведение людей, социальных общностей и групп в определенной мере предсказуемым и управляемым и позволила создавать эффективные организации.
Формальная структура социальной организации представляет собой совокупность взаимосвязей и отношений между подразделениями и рабочими местами в форме узаконенных безличных требований, стандартов, образцов и норм поведения. Они фиксируют ролевые предписания и формальный статус должностей независимо от того, кто занимает места. Формальная структура образует каркас отношений в организации, придает ей необходимую устойчивость, закладывает основу социального порядка.
Социологи и теоретики социального управления многократно пытались разработать общие подходы к технологии построения формальной структуры, обеспечивающей эффективное функционирование социальной организации. Наиболее известной разработкой является «идеальный тип» административной организации М. Вебера. Основными требованиями к формальной структуре организации являются:
• строгое формальное определение задач и обязанностей каждого из звеньев организации. Вся деятельность, необходимая для достижения стоящих перед организацией целей, расчленяется на элементарные, простейшие операции. Четкое разделение труда делает возможной высокую степень специализации. Специализация же способствует повышению квалификации и дает возможность отбора персонала в соответствии с их качествами;
• организация строится на принципах иерархии, т. е. позиции или должности организованы в иерархическую структуру власти. Обычно такая иерархия имеет форму пирамиды, в которой каждое должностное лицо ответственно перед вышестоящим за решения и действия как собственные, так и своих подчиненных, каждое должностное лицо располагает властью над теми, кто находится ниже его. Величина власти начальника над подчиненными четко обозначена;
• решения и действия должностных лиц управляются формально установленной системой правил и инструкций. Деятельность в таких административных организациях означает применение общих инструкций к конкретным ситуациям. Инструкции обеспечивают единообразие деятельности и вместе со структурой власти дают возможность координировать разные ее виды, обеспечивать стабильность организации;