9. Кто за какой пункт повестки дня отвечает?
10. Кто должен представить какие-либо документы? До какого срока они должны быть затребованы и предъявлены?
11. Как следует оформить результаты обсуждения? Кто этим займется?
12. Какие средства коммуникации будут использованы?
13. Кто и до какого срока должен разослать приглашения на заседание? Какую информацию при этом следует передать (повестка дня!)?
14. Кто соберет все необходимые документы и проследит, чтобы все было в наличии? Кто займется отправкой документов (если это необходимо)?
15. Кто возьмет на себя организационные обязанности (снятие помещения, размещение гостей, средства коммуникации, таблички с именами, фуршет, напитки)?
Проведение обсуждения
Само обсуждение – это главная сложность. Вы можете использовать аналитическое мышление и придерживаться основной нити содержания при ведении встречи:
Фазы обсуждения
1. Вводная фаза: приветствие участников, ознакомление с повесткой дня, ориентировочная информация (продолжительность заседания, основные пункты содержания, особые участники…).
2. Три основные фазы заседания: внимание!
Эти фазы применяются отдельно для каждого пункта повестки дня!
– Информационная фаза: введение в тему можете осуществлять как вы сами, так и другие.
– Рабочая фаза: обсуждение темы – обмен вопросами, информацией и аргументами.
– Результативная фаза: подведение итогов, голосование, планирование дальнейших действий, распределение заданий и выбор ответственных за их выполнение (кто, что до какого срока должен выполнить) или перенос принятия решения до следующего обсуждения.
3. Конечная фаза: благодарность всем присутствующим, отметить позитивные результаты. Затем короткое прощание и обсуждение срока следующей встречи, если необходимо.
Пожалуй, самая большая сложность – это управление ходом процесса. При спорах, отступлениях и отклонениях от темы будет непросто найти основную нить и вернуться к теме заседания. В такой ситуации Пауль намерен дышать глубоко и ровно, сохранять спокойствие и с дружелюбной настойчивостью возвращаться к соответствующему пункту повестки дня, при необходимости указав на время.
Гармоничность
Кроме того, обращайте внимание на Интро, присутствующих на пленуме. Возможно, им понадобится больше времени на выступление. Зачастую они говорят тише, чем участники-экстраверты, поэтому позаботьтесь, чтобы тихие люди могли высказаться в полной мере, и не только ради честного отношения. Вы знаете, что Интро предусмотрительны и осторожны, то есть ориентированы на надежность. И они могут внести в дискуссию важные аспекты, которые их коллеги-экстраверты иногда не замечают. Как тихий руководитель дискуссии, вы можете уделить особое внимание собратьям-интровертам, чтобы их высказывания заметили.