Очень важно ставить сроки для выполнения задачи. Потому что если вы не поставите сроки, то выполнение задачи растянется на неопределенное время. Ведь как газ заполняет все доступное ему пространство, так и дела заполняют все доступное время. Парадокс, но чем больше дел у меня запланировано, тем больше я успеваю. Потому что четко знаю, сколько времени отведено по плану на каждую задачу. А когда дел мало, ничего не успеваю. Потому что кажется, что времени полно, вот и расслабляюсь и полностью выпадаю из графика.
А еще очень хорошо рассказать своим друзьям и коллегам о том, над какой задачей вы сейчас работаете. Этим вы убьете сразу двух зайцев. С одной стороны, вам придется все-таки выполнить эту задачу, ведь вы об этом уже всем рассказали. Не можете же вы теперь отступить. А с другой стороны у друзей и коллег могут возникнуть ценные рекомендации о том, как ее выполнить. А в лучшем случае вам еще и помогут. Это, кстати, третий заяц – приятный бонус.
Важный момент: не бросайтесь выполнять все новые входящие задачи.
Ну, кроме суперсрочных, разумеется. Потому что, если вы будете хвататься за каждую новую задачу, вы никогда не закончите то, что запланировано. При этом если выполняемая вами в настоящий момент задача потеряла актуальность из-за новых вводных, то смело бросайте ее. Не тратьте время на то, что уже никому не нужно. То есть вы должны придерживаться заранее составленного плана и одновременно мониторить его актуальность. Возвращаясь к новым задачам. Если вы не кинетесь их выполнять сразу, то вы удивитесь, но часть их просто-напросто вообще отпадет. А другую часть вы вставите в свой следующий план и спокойно выполните, когда придет время.
В туризме, в котором я проработала всю жизнь, для менеджеров по бронированию очень важна скорость ответа. Большинство заявок входят через систему онлайн и не требуют вмешательства. Но бывают запросы на сложные туры, например, с множеством городов. Тут должен поработать живой человек, чтобы согласовать все детали маршрута. Но как бы ни была важна скорость ответа, опытный менеджер все равно подождет полдня, прежде чем начнет отрабатывать заявку. И очень часто ситуация бывает похожей на ту, которую сейчас опишу ниже.
Нам пришла заявка:
«Просим забронировать два двухместных номера в отеле у пляжа.
Потом к нам приедет дедушка. Ему нужен ещё один номер.
Потом мы все поедем в Мадрид.
Потом сестра с сыном уедет, но приедет тетя».
Через полчаса – другое сообщение:
«Все меняем. Начнем тур с Мадрида, а потом – на пляж».
Через час – новое сообщение: