Почти все системы оперативного управления, с которыми мы знакомились, приводили к росту документооборота. Нам известен даже такой случай: после введения системы оперативного управления торговым представителям для заполнения отчетных документов приходилось ежедневно задерживаться на работе на целый час. А это — более 10% времени, которое продавцы тратили непосредственно на продажи. Настоящий удар по продуктивности! Но даже если отбросить крайности, оперативное управление всегда порождает большое количество бумаг, а это отвлекает торговых представителей от основной задачи — работы с клиентами.
Мы бы посоветовали следующее. Если компания стремится повысить продуктивность в стратегических продажах, необходимо сосредоточить усилия на планировании, стратегии и работе с клиентом. Не надо жалеть усилий на сокращение отчетности, на уменьшение объема документации, на преодоление страсти к объяснительным запискам и на отказ от прочей чепухи, под ворохом которой можно похоронить любую систему управления продажами.
Необходимо предупредить читателя еще об одной ловушке. Мы говорили с менеджерами по продажам, которые заверяли нас. что у них больше нет проблем с бумагами, поскольку они перешли на компьютерную систему отчетности. «Сейчас все отчеты у нас вводятся в компьютерную систему. — радостно объясняла нам менеджер по продажам одной транспортной компании. — Все теперь в электронном виде. Мы свели на нет бумажную волокиту с отчетами». Но ее подчиненные поче-му-то не испытывали такой же радости. «Та же бюрократия, только под другим названием. — прокомментировал один из торговых представителей. — На набор всех этих сказок на клавиатуре времени уходит не меньше, чем раньше, когда мы писали отчеты от руки».
Не та стадия сделки
Существует одно любопытное обстоятельство, которое почти всегда сопровождает оперативное управление и другие попытки вдохновить торговых представителей на усердную работу. Мы пока не до конца понимаем причину этого явления, но само явление случается так часто, что заслуживает отдельного внимания. Большинство организаций вводит оперативное управление в тех случаях, когда их беспокоит неэффективная работа торговых представителей. Цель в этом случае проста: заключить больше торговых сделок. И компании сосредоточивают усилия на тех сделках, которые близки к завершению. Менеджеры просматривают отчеты о встречах с клиентами и выбирают те варианты, где возможно быстрое заключение сделки. Менеджеры, выбрав «быстрый вариант», помогают своим торговым представителям спланировать встречи для завершения сделки, а если сделка особо важная.